Werkkostenregeling in 2023

9 februari 2023 | Door:  Patricia ter Haar

Via de werkkostenregeling kun je als werkgever jouw personeel onbelast allerlei zaken vergoeden en verstrekken. Blijf je in een jaar binnen de zogenaamde vrije ruimte, dan betaal je ook geen belasting. Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je 80 procent belasting via de eindheffing. Wel moet je rekening houden met de gebruikelijkheidstoets. In dit artikel zetten we de belangrijkste informatie voor 2023 voor je op een rij.

Vrije ruimte in 2023 naar 3 procent over fiscale loonsom van 400.000 euro

De vrije ruimte in de werkkostenregeling wordt per 1 januari 2023 vastgesteld op 3 procent over de loonsom tot 400.000 euro. Daarboven geldt een percentage van 1,18. Deze verhoging geldt alleen voor 2023. In 2024 daalt de vrije ruimte over de fiscale loonsom tot en met 400.000 euro weer naar het eerder voorgestelde percentage van 1,92.

Om gebruik te maken van de vrije ruimte, moet u de vergoedingen wel vooraf aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Daarnaast mogen de vergoedingen niet meer dan 30 procent afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is (de gebruikelijkheidstoets).

De beoordeling van de gebruikelijkheidstoets kan lastig zijn. Als tegemoetkoming beschouwt de Belastingdienst alle vergoedingen van maximaal 2.400 euro per persoon per jaar als gebruikelijk. Dit bedrag geldt wel in alle redelijkheid. Als het loon van uw werknemer door gebruik van deze 2.400 euro bijvoorbeeld lager wordt dan het wettelijke minimumloon, mag u deze niet gebruiken.

Bij toepassing van de concernregeling wordt de vrije ruimte bepaald op 3 procent van de eerste 400.000 euro van de totale loonsom van het concern en op 1,18 procent over het meerdere. Je mag niet uitgaan van de vrije ruimte per onderdeel van het concern. De concernregeling kan dus alleen voordelig zijn als niet iedere bv binnen het concern de gehele vrije ruimte benut. Het onbenutte deel mag dan immers gebruikt worden door een andere bv binnen het concern.

Ga eerst na of de concernregeling nog wel voordelig is voor jou. Je hoeft dit pas uiterlijk in het tweede aangiftetijdvak van 2024 definitief te beslissen.

Gerichte vrijstelling thuiswerkkosten

Vanaf 2022 mag je jouw werknemers voor het thuiswerken een onbelaste vergoeding geven. Het bedrag dat je in 2023 aan thuiswerkers belastingvrij mag verstrekken, is 2,15 euro per dag (2022: 2 euro per dag). Het bedrag is vrijgesteld en komt ook niet ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Als je een vaste vergoeding voor thuiswerken wilt toekennen, dien je met jouw werknemer afspraken te maken over het aantal dagen waarop de werknemer thuis zal werken. Deze afspraken zijn de basis voor de vaststelling van de vaste onbelaste vergoeding voor reis- en thuiswerkkosten. Als jij en jouw werknemer bijvoorbeeld afspreken dat per week twee dagen thuis wordt gewerkt en drie dagen op kantoor, dan kun je op basis van die verhouding een vaste vergoeding toekennen voor zowel het thuiswerken als de reiskosten woon-werkverkeer. Een vaste vergoeding voor thuiswerken en reiskosten kan gegeven worden met toepassing van de zogenoemde 214 dagenregeling.

Stel een thuiswerkregeling op als je het voor bepaalde functies of functiegroepen mogelijk wilt maken om thuis te werken. Hierin neem je aandachtspunten rondom het thuiswerken op, maar ook bijvoorbeeld informatie over de wijze van controle. Denk hierbij aan:

• In welke functies of functiegroepen werknemers – gelet op de aard van de functie – mogen thuiswerken.
• Het aantal dagen dat een werknemer thuis kan werken.
• De bereikbaarheid van de werknemer en tijdstippen hiervoor.
• Hoe de controle op de werkplek plaatsvindt.
• Hoe de arbeidsomstandigheden goed blijven en hoe werkgever en werknemer hiermee om moeten gaan.

Reiskostenvergoeding

De vrijgestelde reiskostenvergoeding voor eigen vervoer is voor 2023 verhoogd naar 0,21 euro per kilometer. Voor 2024 wordt de vergoeding verder verhoogd naar 0,22 euro per kilometer.

Werknemers mogen enkel een reiskostenvergoeding ontvangen voor de dagen dat zij daadwerkelijk naar een vaste werkplek reizen. Deze vergoeding kan gegeven worden op basis van de werkelijk gemaakte kilometers, maar u kunt ook een vaste vergoeding toekennen met toepassing van de 214 dagenregeling.

Een vaste thuiswerk- en/of reiskostenvergoeding, uitgaande van 214 werkdagen, dient herrekend te worden als de werknemer in de regel vier dagen, drie dagen, twee dagen onderscheidenlijk een dag per week naar een vaste werkplek reist of thuiswerkt.

Vragen?

Heb je vragen over de fiscale behandeling van de arbeidsvoorwaarden van jouw personeel? Benader dan één van onze adviseurs. Hij of zij staat jou graag te woord.