Denk aan onderbouwing subsidieaanvraag praktijkleren

6 mei 2024 | Door:  Stephanie van den Broeke

Je bent een erkend leerbedrijf en hebt één of meerdere personeelsleden in dienst die voor je werken én leren. Voor deze medewerkers kom je –als je aan alle voorwaarden voldoet– in aanmerking voor de subsidieregeling praktijkleren: een voordeel dat kan oplopen tot maximaal 2.700 euro per medewerker per jaar. Je leest er alles over in dit artikel. De subsidieaanvraag moet je kunnen onderbouwen. Welke documenten bewaar je daarvoor in jouw administratie?

Behandeling en toetsing door RVO

De administratieve onderbouwing van de subsidieaanvraag hoef je niet te laten zien bij de digitale aanvraag zelf, maar wél bij een mogelijke controle door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), die subsidieaanvragen behandelt en achteraf toetst.

RVO legt geen voorschriften op over hoe je de administratie precies voert. De reden die de rijksdienst hiervoor opgeeft is dat de subsidieregeling verschillende sectoren betreft en RVO werkgevers niet wil verplichten om in een bepaald format te werken. Dit om de administratieve lasten beperkt te houden. Ook de subsidieregeling zelf biedt geen aanknopingspunten voor de wijze van onderbouwing van de subsidie. De afwezigheid van bindende voorschriften geeft natuurlijk wel ruimte aan werkgevers om hun eigen subsidieadministratie in te richten, maar maakt het wél lastiger om adequaat te anticiperen op mogelijke controles daarvan. Wat wil RVO dan zien?

Controle op vier soorten registraties

Bij een controle wil RVO:

1. een (praktijkleer)overeenkomst zien die door alle noodzakelijke partijen is getekend;
2. een aanwezigheidsregistratie van de deelnemer bij de beroepspraktijkvorming én
3. een administratie waaruit blijkt dat begeleiding heeft plaatsgevonden (de voortgang van de beroepsvorming) en de wijze waarop het deel van de leerdoelen/kwaliteiten/kwalificaties met betrekking tot de beroepsvorming is behaald.
4. dat de leerling staat ingeschreven in het Register Onderwijs Deelnemers (ROD) van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). De onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor deze inschrijving.

De praktijkleerovereenkomst (1) zal doorgaans geen probleem zijn, omdat onderwijsinstellingen doorgaans overeenkomsten aanleveren die aan alle voorwaarden voldoen. LET OP: Vanaf 2020 geldt dat je vanaf de datum dat de praktijkleerovereenkomst door alle partijen is getekend, een lagere premie AWf betaalt, wat je vijf procent lagere loonkosten oplevert.

De aanwezigheidsregistratie en de begeleidingsadministratie (2 en 3) roepen wél de nodige vragen op. Daarom gaan wij op deze twee laatstgenoemde aspecten dieper in.

Begeleidingsadministratie

Om te beginnen met de begeleidingsadministratie: deze kun je bijvoorbeeld aanleggen met behulp van een (BPV-) werkboek van de deelnemer, gemaakte opdrachten in het kader van de opleiding of tussentijdse gespreks- , beoordelings- en evaluatieverslagen. De begeleiding kan ook blijken uit het formulier Verklaring BPV Praktijkleren, mits volledig ingevuld en voorzien van de relevante informatie en handtekeningen van zowel de praktijkbegeleider, de begeleider van de onderwijsinstelling en de leerling.

Begeleiding blijkt bijvoorbeeld uit:

• gedateerde en ondertekende gespreks-verslagen tussen praktijkbegeleider en leerling;
• behaalde cijfers voor afgeronde taken (BPV-handboek);
• gedateerde en ondertekende proeve van bekwaamheid;
• gedateerde en ondertekende kopieën van gemaakte taken;
• BPV-handboek of een gedeelte daarvan.

Aanwezigheidsregistratie

De aanwezigheidsregistratie kan bijvoorbeeld bestaan uit een uitdraai uit het digitaal tijdschrijfsysteem zijn, een presentielijst of een geldig arbeidscontract samengaand met een verzuimregistratie, zolang de aanwezigheid van de deelnemer in voldoende mate kan worden aangetoond. De aanwezigheidsuren op school gelden niet als bewijs.

Tip van RVO

“Maak kopieën van afgetekende opdrachten/beoordelingen voordat jouw MBO-BBL-deelnemer met het BPV handboek jouw leerbedrijf verlaat. Of maak kopieën van de opdrachten die een HBO-student binnen jouw bedrijf heeft uitgevoerd. Ook kun je kopieën van tussentijdse gespreks-, beoordelings- en evaluatieverslagen gebruiken om de begeleiding aan te tonen. Het helpt je bij eventuele controles om deze materialen nu al tot je beschikking te hebben.”

Diploma vóór afloop contract?

Het is mogelijk dat een leerling zijn diploma behaald vóór afloop van de praktijkovereenkomst. Stel dat de contract-termijn loopt tot 1 augustus, terwijl het diploma al in april behaald is. De uren tussen april en augustus tellen dan niet meer voor de subsidie. Voor het indienen van een juiste aanvraag is dus ook de aanwezigheid van het diploma van belang.

Bewaarplicht

Je hebt een bewaarplicht van de relevante documenten gedurende vijf jaar na het studiejaar waarvoor de subsidie praktijkleren is verstrekt.

Meer weten?

Je begrijpt dat we in het kader van dit artikel de regeling niet uitputtend kunnen behandelen. Voor wie meer wil lezen, vindt op de website van RVO veel praktische en actuele informatie. Als je benieuwd bent wat Alfa voor je kan betekenen, benader dan direct jouw contactpersoon van Alfa Salaris en Personeel. Hij of zij neemt de mogelijkheden graag met je door en assisteert zo mogelijk bij de digitale aanvraag van de subsidie.