Hoe ga je als werkgever om met een medewerker die in het buitenland woont?
26 maart 2021 | Door: Yoeri Plas
Ben je een Nederlandse werkgever en neem je een buitenlandse werknemer aan? Daar komt een hoop bij kijken. Denk hierbij aan de belastingplicht en de sociale zekerheid van de werknemer. Niet goed de regels volgen kan voor zowel jou als voor je werknemer ernstige gevolgen hebben. Dit artikel zet op een rijtje waar je aan moet denken.
De hoofdregel zegt: er is belasting verschuldigd in het woonland, tenzij de dienstbetrekking wordt uitgeoefend in het werkland. Bepalend is waar fysiek de werkzaamheden zijn uitgevoerd. Er zijn enkele uitzonderingsbepalingen. De belangrijkste is de 183-dagen-bepaling, het heffingsrecht komt alsnog toe aan het woonland wanneer is voldaan aan drie cumulatieve voorwaarden:
- De werknemer verbleef minder dan 183 dagen in het werkland in het belastingjaar. Die periode kan per belastingverdrag afwijkend zijn.
- De werkgever is niet gevestigd in het werkland waar de werknemer zijn werkzaamheden heeft uitgevoerd.
- De werknemer werkt niet in een vaste inrichting van de werkgever in het werkland.
Een voorbeeld ter verduidelijking
Als de 183-dagen-regeling niet van toepassing is geldt weer de hoofdregel. Als voorbeeld: een werknemer woont in België en rijdt 40 procent in Nederland en 60 procent in België. De hoofdregel zegt dat het woonland mag heffen, tenzij de dienstbetrekking wordt uitgeoefend in het werkland. In dit geval is er sprake van een salary split. Dat betekent dat België 60 procent van het inkomen mag belasten en Nederland 40 procent. Het is natuurlijk mogelijk dat je Belgische werknemer ook nog in andere landen rijdt. De belastingplicht over de werkuren in die landen moet dan worden meegenomen in de beoordeling.
Sociale zekerheid
In het Europese recht is geregeld dat een persoon onder het sociaal verzekeringsrecht van maar één land kan vallen. De hoofdregel: je bent verzekerd in het land waar je werkt, het werkland. Als je Belgische werknemer alleen in Nederland werkt, is hij in Nederland sociaal verzekerd. Werkt hij in België en Nederland, dan moet er worden gekeken vanuit het perspectief van het woonland. Er moet worden gekeken of de werknemer daar substantieel zijn werkzaamheden verricht, waarbij substantieel 25 procent is. Werkt je werknemer meer dan 25 procent van zijn arbeidstijd in het woonland, dan is hij daar ook verzekerd. Een Belgische werknemer die meer dan 25 procent in België werkt is dus ook in België sociaal verzekerd. Je betaalt in Nederland dan geen Nederlandse werknemersverzekeringen én volksverzekeringen meer. De zorgverzekering volgt de sociale zekerheid in dit geval - ook dit moet in België gebeuren.
Welke mogelijkheden zijn er?
Aan de hand van de feitelijke werksituatie van de werknemer kunnen er verschillende mogelijkheden zijn, bijvoorbeeld:
- De werknemer is woonachtig in het buitenland en is sociaal verzekerd in Nederland en belastingplichtig in Nederland (bij 100 procent werken in Nederland).
- De werknemer is woonachtig in het buitenland en is sociaal verzekerd in Nederland, maar belastingplichtig in Nederland én zijn woonland.
- De werknemer is woonachtig in het buitenland en is sociaal verzekerd in zijn woonland en belastingplichtig in zijn woonland (bij niet werken in het werkland of uitgesloten door de 183-dagen-regel).
- De werknemer is sociaal verzekerd in zijn woonland, maar belastingplichtig in Nederland én zijn woonland.
De feitelijke werksituatie is bepalend. Leg dit dus altijd ter beoordeling voor bij je salarisadministrateur of neem bij vragen contact op met je vaste contactpersoon bij Alfa.
Aansprakelijkheid werkgever
Een foute toepassing van de regelgeving kan voor zowel jou als voor je werknemer ernstige gevolgen hebben. Je bent namelijk eindverantwoordelijk voor de afdracht van sociale premies en loonheffing. Als je in het verkeerde land premies hebt betaald, bestaat het risico dat je niet alle premies kunt terugvorderen. Hieraan kunnen per land beperkingen zitten. Deze beperkingen hebben te maken met het tijdvak waarover je premies kunt terugvorderen. Daarnaast loop je het risico op een boete vanuit het land waar de premies betaald hadden moeten worden, omdat je dat daar hebt verzuimd.
Verzekeringssituatie werknemer
Ook voor je werknemer kan een verkeerde toepassing gevolgen hebben. Wordt hij ziek of krijgt hij een ongeval, dan kan de zorg of een eventuele uitkering worden geweigerd. Ook kan het gebeuren dat de medische verzorging niet volledig is gedekt en je werknemer zelf moet betalen. Het betalen van premies betekent namelijk niet dat je werknemer verzekerd is. Je werknemer kan jou aansprakelijk stellen en claimen om de premies en/of de aanvullende kosten alsnog in het juiste land te betalen, met terugwerkende kracht.
Vraag het Alfa
Maak je gebruik van werknemers die in het buitenland wonen? Neem geen risico en laat Alfa tijdig meekijken of je de juiste procedures volgt, zowel voor de belasting als voor de sociale zekerheid. Je weet ons te vinden: Overal dichtbij!
Lees de actualiteiten over de transportsector
