Rapportage werkgebonden personenmobiliteit

Heb je op 1 januari 100 of meer werknemers? Dan ben je als werkgever vanaf 1 juli 2024 verplicht te rapporteren over het zakelijke verkeer en het woon-werkverkeer van je medewerkers. Dit is de rapportageverplichting werk gebonden personenmobiliteit (WPM). De verplichting zou in eerste instantie al in 2023 ingaan maar is uitgesteld tot juli 2024. Rapportage over juli 2024 tot en met december 2024 moet in juni 2025 gaan plaatsvinden. Maar indien gewenst mag je ook over heel 2024 rapporteren (daar is wel toestemming van de werknemers voor nodig). 

Voor wie geldt de verplichting? 

Voor de bepaling of je als werkgever verplicht bent om te rapporteren, wordt jaarlijks gekeken of er op 1 januari (in 2024 op 1 juli) 100 of meer werknemers bij jou in dienst zijn. Het gaat dan om werknemers met een contract voor 20 of meer uren per maand.  

Uitzendkrachten, gedetacheerde medewerkers, stagiaires en oproepkrachten tellen voor de bepaling van het aantal werknemers dus niet mee. Dit geldt ook voor vrijwilligers en seizoenarbeiders die in januari minder dan 20 uur betaald werk gegarandeerd hebben gekregen. 

Beoordeling of er 100 werknemers in dienst zijn, vindt per KvK-nummer of (corresponderende RSIN-nummer) plaats. Heb je meerdere vestigingen met allemaal hetzelfde KvK-nummer dan worden de gegevens van alle vestigingen bij elkaar opgeteld. 

Waarom een rapportageverplichting? 

Nederland heeft in het Klimaatakkoord afgesproken de CO2 uitstoot te verminderen. In dit akkoord hebben overheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties afspraken gemaakt. Daarbij hoort ook de afspraak tot verduurzaming van mobiliteit om daarmee de CO2-uitstoot te verlagen.  

Op dit moment zorgen zakelijk verkeer en woon-werkverkeer samen naar schatting voor meer dan 50% van de gereden kilometers in Nederland. Het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) wil daarom in 2024 en 2025 in kaart brengen hoeveel CO2 het zakelijk verkeer en het woon-werkverkeer van werknemers daadwerkelijk uitstoten. Deze cijfers worden dan in 2026 geëvalueerd. Als blijkt dat reductie van CO2 op koers ligt, dan blijft het bij jaarlijks rapporteren. 

Maar mocht uit de evaluatie blijken dat reductie van CO2 niet genoeg is gelukt, dan wordt in 2028 een wettelijke norm gesteld waarbij een maximum CO2-uitstoot per kilometer wordt vastgesteld. Je wordt dan als werkgever verplicht om daaraan te gaan voldoen. Doel is om in 2030 de CO2-uitstoot van zakelijk verkeer en woon-werkverkeer met minimaal 1,5 Mton te verminderen. 

Wat houdt de rapportageverplichting in? 

Vanaf 1 juli 2024 moeten bij het RVO de jaartotalen van het totaal aantal gereisde kilometers per vervoermiddel en per gebruikte soort brandstof worden aangeleverd.  

Voor de rapportage wordt het totaal aantal gereisde kilometers vervolgens verdeeld in groepen. Van elke combinatie vervoermiddel en brandstoftype moeten de gegevens dan voor de gehele onderneming worden opgeteld en ingevoerd. Er moet daarbij een onderscheid worden gemaakt tussen zakelijke kilometers en kilometers woon-werk.  

Voor met OV gereden kilometers die door de werknemers worden gedeclareerd, hoeft alleen het bedrag van de gedeclareerde kosten te worden ingevoerd. Deze kosten worden dan vervolgens automatisch omgerekend naar aantal kilometers en CO2-uitstoot. 

Er hoeft ook niet gekeken te worden of werknemers wellicht samen hebben gereisd in hetzelfde vervoermiddel. Hier wordt automatisch een correctie voor meegenomen op basis van een landelijk gemiddelde. 

De totalen van alle geregistreerde kilometers worden vervolgens per groep automatisch vermenigvuldigd met een door RVO bepaald kengetal om de CO2 uitstoot te berekenen. 

De rapportage geldt alleen voor personenmobiliteit, de navolgende soorten mobiliteiten hoeven niet te worden gerapporteerd: 

• Kilometers die worden gereden door werknemers die reizen in voertuigen met een grijs kenteken of speciale aangepaste voertuigen, denk hierbij aan bestelbusjes, vrachtwagens en service-auto’s.
• Ritten van nood- en hulpdiensten bijvoorbeeld politie en brandweer. 
• Ritten van de bestuurder van een voertuig dat is bedoeld voor het vervoer van personen tegen betaling en de reizen van de controleur van vervoersbewijzen in dat voertuig. Denk hierbij aan treinmachinisten en conducteurs, taxichauffeurs en trambestuurders e.d.
• Privégebruik van bedrijfswagens en leaseauto’s. 
• Reizen die werknemers maken met het vliegtuig of per schip.  

Je moet de gegevens uiterlijk 30 juni van het opvolgende jaar (dus voor het eerst in 2025) via RVO digitaal aanleveren. Voor het rapporteren kunnen veel gegevens uit de administratie worden gehaald maar het is wel verstandig om in ieder geval voor 1 juli 2024 al in kaart te gaan brengen welke gegevens al bekend zijn in de administratie en welke nog opgevraagd moeten worden. 

Alfa helpt je graag! 

Heb je vragen over reiskostenvergoeding? Benader dan jouw contactpersoon bij Alfa Salaris en Personeel. Hij of zij helpt je graag!