Ondernemer in Beeld: Stephan Thakoer van Dutchwyse B.V.

13 oktober 2023 | Door:  Marina de Wit

Dankzij de ICT-nulmeting, een quickscan die het bedrijfskundig adviesteam van Alfa uitvoert, kwam bij het Zuid-Hollandse bedrijf Dutchwyse de chaos in de financiële administratie naar boven. Het IT-bedrijf uit Roelofarendsveen dat high end IT-oplossingen biedt aan het mkb, heeft nu weer inzicht in de structuur en actuele financiële informatie.

Snelstart

Directeur Stephan Thakoer van Dutchwyse is tevreden en licht toe: “Onze eigen automatisering en financiën was een uitdaging geworden en liep spaak met doorgroeien. Er moest veel geautomatiseerd worden. Met de vorige partij maakten wij gebruik van het boekhoudpakket Snelstart, maar dit pakket was leuk voor de start, maar bleek niet opgewassen tegen de groei die wij momenteel doormaken. 80% is inmiddels geautomatiseerd.”

Structuur

Stephan was dan ook blij toen klantbeheerder Jaap Krabbendam van Alfa bij hem langskwam. Inmiddels was Snelstart vervangen door Exact Online. Stephan wilde vooral expertise om de vinger op de zere plek te leggen. “De partij die dit geïmplementeerd had, heeft vooral ‘technisch’ begeleid en geen aandacht gehad voor het ideale boekhoudproces. De inrichting was van geen goede kwaliteit. Rutger van den Noort, financieel / IT adviseur bij Alfa, heeft ons geadviseerd en zo meer structuur aangebracht in de boekhouding zodat actueel inzicht mogelijk is. Hij heeft het gehele proces, in behapbare stukken, opnieuw voor ons ingericht. Dit zorgt ervoor dat we fouten niet opnieuw maken en dat het boekhoudproces verbeterd is.”

Data analyse

Stephan gaat verder: “Wij hebben Alfa gevraagd om boekjaar 2022 door te nemen en eventuele fouten te corrigeren. Er bleken dus ook veel fouten te zitten in de administratie 2022. Deze hebben we middels data analyse doorgenomen. Alfa heeft ondersteund bij de rondrekening omzetbelasting en diverse administratieve correcties. Hieruit bleek dat we nog veel te vorderen BTW niet hadden verwerkt in de aangiftes omzetbelasting. Het inboeken van facturen ging bijvoorbeeld fout. Via Basecone heeft Alfa geregeld dat het inboeken van facturen nu automatisch verloopt. Inmiddels staat ook 2023 zo goed als gecorrigeerd. Nu is het een kwestie van bijhouden.” De ICT-nulmeting resulteerde in twee vervolg adviesopdrachten, namelijk betere inrichting van Exact Online, zodat actueel inzicht via VisionPlanner mogelijk is én beter bij zijn met de administratie én herstel van het verleden (in dit geval boekjaar 2022). “Dit hebben we grotendeels op basis van data analyse gerealiseerd.” Door de goede ervaringen met Alfa is Dutchwyse per 1 juli totaalklant van Alfa geworden voor de accountancy: Btw-aangifte, jaarrekeningen en VisionPlanner. Vanaf 1 januari 2024 gaat Alfa ook de loonadministratie voor Stephan doen. “Ik kan niet anders zeggen dat Alfa professioneel en punctueel te werk is gegaan, top!”, aldus de tevreden directeur.

Totaalpakket

Dutchwyse levert een totaalpakket: van werkplek tot server, van advies, installatie en reparatie tot onderhoud en eigen servicedesk. Stephan heeft Dutchwyse opgericht in 2006. Hij is altijd een ICT’er geweest. “Voor de techniek heb ik nu andere goede mensen! Ik richt mij op in- en verkoop, personeel en de top 50 (grotere) klanten.” Stephan startte met drie personen in Zoetermeer.” In 2011 kwam Wilco Slingerland als compagnon erbij. Inmiddels zijn we uitgegroeid naar 15 werknemers. Onze focus ligt op hard- en software voor mkb-klanten. Wij bedienen op locatie bij de klant, vanaf huis of vanuit ons pand in Roelofarendsveen.” Dutchwyse is gespecialiseerd in 5-50 werkplekken. “Eigenlijk 25-50 plekken, dat is voor ons de meest serieuze klant, maar voor de plaatselijke slager om de hoek staan wij ook klaar. Wij hebben ook klanten met meer dan 100 werkplekken of zelfs nog meer, bijvoorbeeld internationaal, die hebben hun hoofdkantoor dan in Nederland en vestigingen in Engeland, Amerika of Australië.” Stephan is opgegroeid in Pijnacker maar omdat zijn vrouw uit Nieuw-Vennep komt, wonen zij in Leimuiden. “Het bedrijf is gevestigd in Roelofarendsveen omdat de ligging qua reistijd voor al onze medewerkers binnen de straal van 50 kilometer valt.” Het kantoor van Dutchwyse kijkt uit op de A4 en is in 2022 aangekocht en ingericht.