Vaste kostenvergoeding loopt niet meer door in 2021

22 oktober 2020

Dit voorjaar keurde de staatssecretaris van Financiën goed dat vaste reis- en andere kostenvergoedingen onbelast blijven doorlopen. Ook al hebben deze betrekking op werkdagen die werknemers thuis doorbrengen vanwege de coronamaatregelen die sinds maart 2020 van kracht zijn. Vanaf 1 januari 2021 komt deze goedkeuring te vervallen. Als werkgever zul je dus dergelijke vergoedingen opnieuw moeten beoordelen.

Lees het meest recente artikel over deze zaken, dat op 5 januari 2021 gepubliceerd is.

Voor veel werknemers leidden de maatregelen rondom de coronacrisis van maart 2020 tot een verandering van hun reispatroon. Door toenemend thuiswerken namen de kilometers voor woon/werkverkeer aanzienlijk af en daarmee de feitelijke reiskosten. Die verandering kon met zich meebrengen dat je als werkgever de vaste reiskostenvergoeding moest aanpassen of geheel of gedeeltelijk tot het loon moest rekenen.

Vaste vergoeding woon/werkverkeer

Dit vond de overheid niet doelmatig en ongewenst. Daarom hoeven werkgevers –indien werknemers een vaste reiskostenvergoeding ontvangen en nu (bijna) volledig thuis werken– de vaste reiskostenvergoeding niet aan te passen. Dit jaar mag je als werkgever blijven uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding gebaseerd was vóór 13 maart 2020..

Andere kostenvergoedingen

De overheid keurde daarnaast goed dat naast de vaste reiskostenvergoeding, ook andere vaste vergoedingen onbelast mogen blijven doorlopen. Krijgen werknemers een vaste vergoeding, maar werken zij vanwege corona nu grotendeels of volledig thuis? Dan is het voor jou niet nodig de vaste vergoeding aan te passen. Zolang de coronamaatregelen gelden en als de werknemer vóór 13 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht had op de vergoeding, mag je blijven uitgaan van de aangenomen feiten waarop de vergoeding oorspronkelijk is gebaseerd. Denk bijvoorbeeld aan de maandelijkse vergoeding voor kosten onderweg van vertegenwoordigers.

Administratieve verplichtingen

Verder gaat de Belasting soepel om met bepaalde administratieve verplichtingen. Denk aan de verplichting tijdig de identiteit van een nieuwe werknemer vast te stellen. In deze coronatijd is dat niet altijd mogelijk. Normaliter moet je dan het anoniementarief toepassen. Onder voorwaarden mag je dat nu achterwege laten.

Goedkeuringen vervallen per januari

Staatssecretaris Vijlbrief van Financiën heeft recent laten weten dat deze goedkeuringen alleen gelden voor 2020. Met ingang van 1 januari 2021 komen ze te vervallen.

Wat betekent dit voor jou als werkgever als je onbelaste kostenvergoedingen uitkeert? Vanaf januari 2021 moet je die aanpassen aan de feiten en omstandigheden van dat moment. Dat betekent dat je bij de vaststelling van de vaste vergoeding rekening houdt met het veranderde reispatroon van jouw personeel. Is een onbelaste reiskostenvergoeding sowieso nog mogelijk, rekening houdend met de 36 weken- of 128-dageneis. Wellicht ga je de kosten voor woon/werkverkeer vergoeden op basis van werkelijk gereisde dagen?

Verder kun je dus vanaf 1 januari 2021 over de thuiswerkdagen geen vergoeding meer geven voor kleine kosten. Beoordeel dus goed of de onderbouwing voor de vergoeding in 2021 nog volstaat.

Vragen?

Heb je vragen over het vervallen van de goedkeuringen per januari 2021? Of heb je hulp nodig bij het beoordelen en zo nodig opnieuw vaststellen van vaste (reis)kostenvergoeding? Neem dan contact op met een adviseur van Salaris en Personeel. Een afspraak is zó gemaakt!