Koppeling salarisadministratie en accountancy: win-win voor transportbedrijven

29 november 2023 | Door:  Yoeri Plas

Alleen al voor de salarisadministratie loont het de moeite om samen te werken met een accountant die bekend is in de transportsector. Nog meer voordeel is er te behalen als een transporteur er ook voor kiest het accountancydeel daar onder te brengen. Zijn die er eigenlijk, accountantskantoren met expertise van transport en logistiek? Reken maar: Alfa Accountants en Adviseurs heeft er genoeg verstand van om zich officieel partner van brancheorganisatie TLN te noemen.

Waarom het belangrijk is, een accountant te hebben die weet wat er speelt in een sector? Salarisadviseur Yoeri Plas van Alfa geeft antwoord. “Wij werken landelijk met Topteams transport. Die teams bestaan uit collega’s die volledig op transport gericht zijn. Elke medewerker heeft alleen maar de focus op transport. Zij weten precies wat er in de sector gebeurt. Omdat we zoveel kennis van de sector in huis hebben, vallen veranderingen ons meteen op. En daarnaast hebben we een samenwerking met TLN. Daar halen we ook weer kennis vandaan. Zo kunnen we klanten structureel informeren. Ben je klant van Alfa, dan krijg je regelmatig nieuwsbrieven: dit en dat komt er aan, wat betekent het voor je, wat moet je als transportbedrijf met bepaalde dingen?

Continu in gesprek blijven

Nieuwsbrieven zijn natuurlijk niet het enige contactmoment, zegt Yoeri. “Het is noodzakelijk om continu met een klant in gesprek te blijven. Hoe richt je de administratie juist in, zodat het ook fiscaal voordelig uitpakt?” Hij geeft een voorbeeld. “Vorig jaar was in de cao de mogelijkheid van een eenmalige uitkering opgenomen. In de cao was niet benoemd of het een bruto of een netto bedrag mocht zijn. Je kon als werkgever zelf kiezen. We zijn toen met klanten in gesprek gegaan om die uitkering ten laste van de WKR-regeling te brengen, zodat medewerker en bedrijf daar het meeste voordeel van hadden. Dat betekende dat een bedrijf zijn medewerkers het bedrag netto mocht uitkeren.”

Personeelswerving

Ook op het gebied van personeelswerving en behoud heeft Alfa weer toegevoegde waarde. “Je kunt in je salarisadministratie bijvoorbeeld rekening houden met medewerkers die de aow-leeftijd hebben bereikt, maar toch een paar dagen in de week blijven rijden. BBL-studenten zijn weer een andere optie voor het personeelstekort, werken en leren tegelijk.”

Digitalisering 

Alfa adviseert daarnaast actief over het digitaliseren van de salarisadministratie. “Wij werken zelf met Loket.NL. De meeste vrachtwagens zijn wel ingericht met boardcomputers voor de rittenregistratie. Die gegevens kunnen we in veel gevallen importeren in ons softwarepakket, waardoor de focus steeds meer  op controles gaat liggen. We zijn binnen Alfa steeds meer aan het digitaliseren, hierbij kijken we niet alleen naar de rittenregistratie maar ook naar het digitaliseren van de o.a. de werknemersdossiers. En we hebben het Alfa Management Paneel dat klanten inzicht geeft in het dagelijkse reilen en zeilen. Door die koppeling heb je de kosten altijd automatisch in beeld: wat kost die vrachtwagen mij nu eigenlijk per kilometer of per uur?”

Nauwe samenwerking

Een ander voordeel van het onderbrengen van de accountancy en salaris en personeel is de nauwe samenwerking binnen Alfa. Yoeri: “Als Salaris en Personeel hebben we heel veel contact met de financiële collega’s. We kunnen dan voor een klant heel snel schakelen. Als medewerkers van Salaris en Personeel hebben wij niet alles in beeld wat er bij een klant gebeurt, maar die informatie krijgen we dan wel weer door vanuit de financiële boekhouding.”

Stappen opdrachtgevers eigenlijk makkelijk over? “Heel verschillend”, constateert hij. “Bedrijven maken niet snel de keuze om naar een andere accountant over te stappen. Maar als ze merken dat er fouten worden gemaakt, zeker in de salarisadministratie, dan gebeurt het wel vaak. En als je geen accountant hebt die thuis is in transport en logistiek is het risico op fouten meteen wel heel groot.”

Ook liever een kloppende salaris- en personeelsadministratie? Neem vrijblijvend contact op met de Alfa-vestiging bij jou in de buurt.