Tips voor het nemen van bestuursbesluiten

03-06-2019 | Door:  Mohamed Loukili

De bestuurders vertegenwoordigen de onderneming, en nemen dan ook beslissingen namens haar. Het is echter niet altijd duidelijk aan welke eisen een bestuursbesluit moet voldoen, het komt met regelmaat voor dat er iets schort aan de besluitvorming.

Vier tips voor het nemen van bestuursbesluiten

De bestuurders vertegenwoordigen de onderneming, en nemen dan ook beslissingen namens haar. Het is echter niet altijd duidelijk aan welke eisen een bestuursbesluit moet voldoen, het komt met regelmaat voor dat er iets schort aan de besluitvorming.

Het kan zijn dat een bestuurder een besluit heeft genomen zonder andere bestuurders te hebben betrokken in de besluitvorming of dat geen toestemming aan de algemene vergadering van aandeelhouders (AvA) is gevraagd terwijl dat wel had gemoeten.

Verkeerde besluitvorming kan nadelige gevolgen hebben wanneer het bedrijf in slecht weer verkeert, bij een overname, of wanneer er tussen aandeelhouders en/of bestuurders een conflict ontstaat. Om vervelende situaties achteraf te voorkomen, lees je in deze blog vier tips waar je op kan letten bij het nemen van een besluit.

Tip één, leg de overeenkomst schriftelijk vast:

Indien de bestuurder tevens enig aandeelhouders is moeten alle rechtshandelingen van de onderneming met de enig aandeelhouder schriftelijk worden vastgelegd (art. 2:247 BW).

Dit wordt nog wel eens vergeten. Zo is het voorgekomen dat een bestuurder die tevens enig aandeelhouder was managementfee ontving terwijl er geen schriftelijke overeenkomst was. In dat geval kan de overeenkomst vernietigd worden en de betaalde managementfee teruggevorderd worden. Een schriftelijke overeenkomst had dit voorkomen.

Tip twee, laat het juiste orgaan het besluit nemen:

In de wet en in de statuten staan aan welke eisen een besluit moet voldoen. Zo staat er wie er bevoegd is om een besluit te nemen en of er een bepaalde meerderheid van de AvA nodig is voor een dergelijk besluit. Je kan hierbij denken aan een besluit tot ontslag van een bestuurder, de bezoldiging van een bestuurder en een besluit tot wijziging van de statuten.

Het is wettelijk bepaald dat de bezoldiging van de bestuurders wordt vastgesteld door de AvA, tenzij de statuten anders bepalen (art. 2:245 BW). Wordt de bezoldiging niet vastgesteld in de AvA dan is dit besluit nietig en kan het betaalde worden teruggevorderd.

Tip drie, neem de procedureregels in acht:

Op grond van art. 2:244 BW kan een statutair bestuurder worden geschorst en ontslagen door degene die bevoegd is tot benoeming, dit is vaak de AvA. Voor (de bijeenroeping van) de AvA moeten diverse voorschriften worden nageleefd. Zo moet de uitnodiging onder andere binnen de juiste termijn worden verstuurd, gericht zijn aan de juiste adressen en de te behandelen onderwerpen benoemen. Als aan (één van) deze voorwaarden niet wordt voldaan is het besluit niet rechtsgeldig.

De rechtbank besliste in een zaak dat een bestuurder die was ontslagen door de AvA, toch in functie bleef omdat er een gebrek was in de besluitvorming. De bestuurder was namelijk niet voorafgaand aan het besluit gehoord door de AvA.

Tip vier, pas op bij het nemen van besluiten indien het faillissement aanstaande is:

In beginsel geldt dat de onderneming een keuzevrijheid heeft om schulden te betalen en ten aanzien van het moment waarop zij deze schulden wil betalen.

Wanneer een faillissement in zicht is, is het echter oppassen geblazen. Het hangt sterk af van de omstandigheden van het geval af of het betalen van een schuld is toegestaan. Hierbij worden in ieder geval de volgende omstandigheden meegenomen:

-          In welke mate is het faillissement in zicht;
-          in welke mate blijven andere schuldeisers (doelbewust) onbetaald;

Blijkt het besluit niet toegestaan dan kan het betalen van onrechtmatig of paulianeus zijn. De betaalde schuld moet worden terugbetaald en afhankelijk van de ernst van de zaak kan het zelfs bestuurdersaansprakelijkheid opleveren.

Het advies:

Bij het nemen van besluiten is het van belang dat er goed gelet wordt op de juiste procedure. Is deze niet goed in acht genomen dan loop je het risico dat het besluit vernietigd wordt en betaalde bedragen teruggevorderd worden. Leg besluiten goed vast, zorg ervoor dat het besluit door het juiste orgaan genomen wordt en doorloop de juiste procedure. Weet je niet zeker hoe de besluitvorming plaats hoort te vinden? Vraag dan uw adviseur tijdig om advies; zeker indien het faillissement in zicht is.