Grotere of andere auto voor vakantie en bijtelling

26 juli 2022 | Door:  Rik Sprakel

De vakantieperiode breekt weer aan. Als jouw werknemers elektrische (lease)auto’s van de zaak rijden, is de kans groot dat zij voor de vakantie graag een andere (lease)auto willen. Als je als werkgever aan je werknemer tijdelijk een andere auto van de zaak ter beschikking stelt, heeft dit over het algemeen consequenties voor de bijtelling. Er kan mogelijk sprake zijn van bijtelling over dezelfde periode voor zowel de reguliere auto als de vervangende auto.

Om te voorkomen dat mogelijk ten onrechte een dubbele dan wel onjuiste bijtelling ontstaat, heeft de Belastingdienst met de Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen (VNA) een afspraak gemaakt.

Afspraken

Als een reguliere leaseauto tijdelijk wordt vervangen door een andere auto, hoeft gedurende die periode voor de reguliere auto geen bijtelling plaats te vinden indien aan een aantal voorwaarden wordt voldaan:

Deze voorwaarden zijn:

• de reguliere auto, de “papieren” en de sleutels worden ingeleverd bij de werkgever of de leasemaatschappij;
• een schriftelijke vastlegging tussen werkgever en werknemer;
• de stukken worden bewaard bij de loonadministratie.

De schriftelijke vastlegging bevat in ieder geval de volgende gegevens:

• de cataloguswaarde;
• CO2-uitstoot van de vervangende auto;
• de periode van vervanging;
• het kenteken van de reguliere auto.

Wordt niet voldaan aan bovenstaande voorwaarden, dan dient er gewoon bijtelling berekend te worden voor de reguliere leaseauto. Dit geldt ook als op jaarbasis niet meer dan 500 km privé wordt gereden met de reguliere leaseauto, maar met de vervangende (lease)auto wel de grens van 500 km privé wordt overgeschreden. Dubbele bijtelling dus!

Let op! De uitvoeringsafspraken zijn gemaakt tussen de VNA en de Belastingdienst. Val je niet onder deze brancheregeling? Overleg dan vooraf met de Belastingdienst of de uitvoeringsafspraken ook binnen jouw onderneming kunnen worden toegepast.

Afwijkende cataloguswaarde/bijtellingspercentage

Wordt voldaan aan de afspraken, dan vindt alleen verwerking van de tijdelijk vervangende auto in de loonadministratie plaats als de cataloguswaarde en/of het bijtellingspercentage van deze auto afwijkt van de reguliere auto. Wijken deze gegevens niet af, dan kan worden volstaan met berekening van de bijtelling over de reguliere auto waarbij deze dan wel voor de volle periode wordt meegenomen (dus ook de periode waarin deze tijdelijk niet ter beschikking stond).

Let op! De uitvoeringsafspraken gelden niet zonder meer voor een Directeur Grootaandeelhouder (hierna: dga). Stem daarom vooraf met de Belastingdienst af welke aanvullende maatregelen getroffen moeten worden om de uitvoeringsafspraken te kunnen toepassen.

Eigen bijdrage

De waarde van het privégebruik van een ter beschikking gestelde auto wordt tot het loon van de werknemer/dga gerekend. Een eventuele eigen bijdrage voor privégebruik wordt hierop in mindering gebracht. Hiervoor is wel vereist dat schriftelijk is overeengekomen dat de eigen bijdrage, een bijdrage voor privégebruik is. Vorenstaande geldt ook voor de ‘luxebijdrage’, mits deze via de loonstrook wordt ingehouden en als bijdrage voor privégebruik geldt.

Stel je huurt een auto voor je werknemer, waarbij de huur als eigen bijdrage voor privégebruik aan de werknemer wordt doorberekend. Hierdoor kan de eigen bijdrage hoger zijn dan de bijtelling. Wat nu? In principe kan de eigen bijdrage nooit leiden tot een negatief saldo. Voor de auto van de zaak geldt hiervoor echter een uitzondering. De eigen bijdrage kan in een loontijdvak wel tot een negatief saldo leiden, mits de totale bijtelling op jaarbasis maar niet negatief wordt.

Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw werknemers met betrekking tot de auto in de vakantieperiode? Vraag dan jouw fiscaal adviseur van Alfa om toelichting. We denken graag met jou mee!