De twee secretaresses met een belangrijke bijbaan in Zwolle

1 november 2024 | Door:  Jonny Hilberink

Officieel staat er secretaresse achter hun naam. Maar in het kantoor aan de Burgemeester Roelenweg 13J hebben Bernice Nieuwenhuis en Ismay Wijnhoud nog een ‘bijbaan’ en niet eens de minste bijbaan. De twee zijn ook gastvrouw, om ervoor te zorgen dat het medewerkers, klanten en andere bezoekers aan niets ontbreekt. Sinds juni vorig jaar kun je één van beiden tegenkomen aan de balie. “Het is een heel mooie afwisseling van met mensen bezig zijn en secretariaatswerk”, klinkt het bijna in koor.

Eerst maar eens de belangrijkste vraag: wat doet een gastvrouw eigenlijk op een accountantskantoor? Ismay: “Als gastvrouw ben je het gezicht aan de balie, je bent het eerste aanspreekpunt. Je bent verantwoordelijk voor het opvangen van medewerkers en bezoekers, zodat iedereen zich welkom voelt. Klanten die langs komen voor een afspraak help je aan een lekker kopje koffie. Je zorgt dat er spreekkamers worden gereserveerd. En als die weer worden verlaten, dat ze voor de volgende bespreking weer netjes zijn. Je kunt een beetje je eigen draai geven aan de rol. Daar staat Alfa voor open.” Bernice: “Voordat wij kwamen gebeurde het natuurlijk ook allemaal wel. Maar dan deden andere collega’s het er een beetje bij. In de functieomschrijving werd daarom heel duidelijk gesteld: je bent officieel secretaresse, maar je moet het ook leuk vinden om mensen te ontzorgen.”

‘Vind ik dit wel leuk?’

En óf de twee dat leuk vinden. Ismay: “Ik heb in het verleden wel vaker administratieve functies gehad. In eerste instantie dacht ik nog: mmm, vind ik dit wel leuk, gastvrouw op een accountantskantoor? Maar op de een of andere manier kwam de vacature elke keer weer naar voren. Ik heb de website bekeken, zag dat Alfa verhuisd was naar een mooi nieuw pand. De combinatie van de werkzaamheden, dus zowel de secretariële rol én de rol van gastvrouw sprak mij heel erg aan.”

Bernice: “Ik kom uit de horeca. Ja, een heel andere werkkring. Maar het gastvrouw zijn zit daardoor wel in mijn aard. Met laptops werken was ik niet gewend, maar dit heb ik mij snel eigen gemaakt. Dat je als secretaresse ook met mensen bezig bent vind ik een hele mooie afwisseling. De verdeling is een beetje dertig procent gastvrouw, zeventig procent secretaresse. Maar het loopt door elkaar heen. Als je aan de balie zit, kun je ook secretariaatswerk doen.”

Het wisselt per dag

Of er nog veel gebeld wordt met het kantoornummer, ook al heeft elke Alfa-collega een direct nummer? Ismay: “Vooral oudere mensen zijn eerder geneigd het algemene nummer te bellen. Maar het wisselt heel erg. De ene dag is heel veel, de andere dag is het rustig.” En bezoekers, komen die nog langs in het digitale tijdperk? Bernice: “Ja zeker, er vinden elke week wel afspraken met klanten plaats. Mensen komen de boekhouding inleveren. Of ze komen op de bonnefooi langs.” Ismay: “Soms komen er wel hele families tegelijk, als het om bijvoorbeeld een overname gaat!”

Niet op woensdag

In hun duobaan wisselen de twee de rol aan de balie af, drie dagen per week. Alleen niet op woensdag, “maar dan is er een collega die de honneurs waarneemt”, verzekert Ismay. En naast dat beiden plezier hebben in hun werk, kunnen ze het goed met elkaar vinden. “Ja, we passen aardig bij elkaar”, zegt Bernice. “We komen allebei uit Zwolle, we zitten ook allebei in dezelfde levensfase, met twee kleine kinderen. Dat geeft veel herkenbaarheid.” Ismay: “En we doen ook veel dezelfde dingen. Borrelen met familie en vrienden, leuke dingen doen, een sociaal leven erop na houden.”