Ondernemer in Beeld: Emelie Gemmink van Autobedrijf Gemmink

15 augustus 2024 | Door:  Marina de Wit

“Weg met alle papieren”, begint Emelie Gemmink. De 47-jarige vrouw van eigenaar Richard Gemmink is er klaar mee. “Al dat zoekwerk in die mappen kost de meeste tijd zoals het bij elkaar zoeken van facturen en afschriften.” Vanaf 1 mei is dat verleden tijd. De boekhouding bij autobedrijf Gemmink is namelijk gedigitaliseerd. Met de introductie van Exact Online breekt voor Emelie een nieuw papierloos tijdperk aan.

Digitaliseren

Van eenvoudig kasboek naar geïntegreerd online boekhoudpakket. Emelie herinnert zich hoe haar schoonmoeder het kasboek met de hand bij hield. “Uiteindelijk heb ik alles omgezet naar Excel en stapten we over op AccountView. Toen ik vorig jaar mijn boekhouding bij Alfa bracht, vroeg ik klantbeheerder Marcel de Rooij of we alle ordners niet konden digitaliseren. Hij bracht me in contact met bedrijfskundige Mark Oord.”

Overbodig

En tijdsbesparing levert het Emelie nu al op. “Met Exact Online zijn mappen overbodig geworden, heb ik 24/7 inzage in mijn boekhouding en kan ik er bovenop zitten!” Facturen maken valt niet onder Exact Online. “Dit gebeurde al langer op de werkplaats met het programma Carsys. Via LKQ ontvangen wij viermaal per dag auto onderdelen. Wij hebben zelf niet veel onderdelen op voorraad. Van de bestellingen worden automatisch facturen aangemaakt, waar alleen nog de uren of soms iets extra’s bijkomt.” De facturen worden wel automatisch ingelezen in Exact Online via een directe koppeling.  

Helder en duidelijk

Omdat Gemmink ook auto onderdelen via sloperijen koopt, houdt ze af en toe scanwerk. “Sloperijen doen inmiddels wel aan digitale facturen, maar een enkeling niet. Uiteraard hangt er een kostenplaatje aan het gebruik van Exact Online, maar ik heb het er voor over! Wij zijn ieder jaar stabiel met uitgaven.” De implementatie van Exact Online gaat stapje voor stapje met goede begeleiding vanuit Alfa. “Mark legt alles helder en duidelijk uit. Met betalen vanuit Exact Online starten we in november. Niet alles in één keer. We zijn een klein bedrijf en ik pak alles gelukkig snel op! Het is een vrij gemakkelijk pakket en als ik een vraag heb, kan ik Mark gelukkig altijd bereiken. Het grote voordeel van Exact Online vind ik dat je er korter op zit dan voorheen. Via mijn telefoon zie ik nu alles binnenkomen en factuurverwerking gaat vervolgens snel via BaseCone.” Door de combinatie van de snelheid van Basecone én de directe bankkoppeling wordt veel werk door automatisering uit handen genomen bij het verwerken van de bankmutaties. Dit geldt ook al Emelie vanaf november via Exact Online gaat betalen door middel van betalingsbatches.

Echt familiebedrijf

Bij autobedrijf Gemmink worden auto’s gekeurd en gerepareerd. “Wij doen geen verkoop van auto’s”, aldus Emelie. Dat het hier om een echt familiebedrijf gaat, wordt snel duidelijk. “Mijn schoonvader begon in 1978 een eenmanszaak autobedrijf H. Gemmink in het rode dorp in Alphen.” In 1991 werd Richard 18 en werkte hij al twee jaar bij zijn vader en werd het een VOF. In 2007 weer een eenmanszaak Autobedrijf R. Gemmink. In die tijd is ook het huidige pand aan de Vorkweg 9 aangekocht. “Mijn zwager Marcel is eerste monteur, mijn oudste zoon Sjors tweede monteur en mijn schoonmoeder onderhoudt het contact met klanten als de auto weer klaarstaat.” Haar andere zoon Daan volgt een opleiding tot technisch autospecialist, maar loopt stage bij een ander autobedrijf. “Goed voor hem om ook buiten rond te kijken.”

Mond-op-mondreclame

De klanten komen uit Alphen en omgeving. “Ook veel handelaren laten auto’s bij ons keuren. Wij moeten het vooral van mond-op-mondreclame hebben. Mijn man houdt niet van publiciteit. Voor ons werkt dat goed, we krijgen bijna dagelijks nieuwe klanten. Wij sponsoren alleen de autocross en team Gerrits van de motorcross Alphen, omdat onze zoons en dochter rijder zijn.” Met onze prijzen zitten we iets onder de dealerprijzen. Wij krijgen vaak wat oudere auto’s voor keuring of onderhoud, waarvoor we soms gebruikte onderdelen inkopen omdat nieuw niet meer leverbaar is of omdat de klant niet veel wil of kan uitgeven. Wij denken graag mee met de portemonnee van de klant. Hoeft iets nog niet vervangen te worden, dan doen we dat ook niet. Mijn man is het allerliefst gewoon bezig. En dan het liefst met oudere auto’s, want: iets is kapot, je vervangt het en klaar! Met de moderne auto’s gaat dat anders. Een computerstoring is soms lastig uitleggen aan een klant.”

Blij met Alfa 

Met Marcel de Rooij, klantbeheerder bij Alfa, kijkt Emelie periodiek hoe zaken ervoor staan. “Moeten we nog ergens in investeren? Zijn er vragen omtrent verzekeringen? “We zijn blij me Alfa! Binnenkort krijgen we een wisseling en zal Jeffrey Pont onze contactpersoon worden. Maar ook daar hebben we alle vertrouwen in!”