30%-regeling uitgezonden werknemers

4 mei 2022 | Door:  Barry Scheer

Als je als Nederlandse werkgever besluit je werknemer tijdelijk naar het buitenland uit te zenden, maakt je werknemer mogelijk extra kosten, de zogenoemde extraterritoriale kosten. Als werkgever mag je, onder voorwaarden, een vrije (onbelaste) vergoeding geven voor de extraterritoriale kosten (hierna: ‘ET-kosten’) die jouw werknemer maakt. Dit houdt in dat je als Nederlandse werkgever voor ET-kosten zonder nader bewijs een vergoeding mag geven aan je werknemer van 30% van het loon inclusief de vergoeding. Deze vergoeding is gericht vrijgesteld.

Groep uitgezonden werknemers

De regeling voor uitgezonden werknemers geldt (onder andere) voor de volgende werknemers:

• werknemers die je als werkgever vanuit Nederland uitzendt naar landen in Afrika, Azië, Latijns-Amerika en een aantal Oost-Europese landen;
• werknemers die je als werkgever vanuit Nederland uitzendt om in een ander land wetenschap te beoefenen of onderwijs te geven
• ambtenaren die Nederland vertegenwoordigen in het buitenland;
• ambtenaren, rechterlijke ambtenaren en militairen die je als werkgever uitzendt naar de BES-eilanden, Curaçao, Sint Maarten of Aruba;
• militairen die je als werkgever uitzendt naar landen buiten het Koninkrijk der Nederlanden.

Periode

Wil je als werkgever gebruikmaken van de 30%-regeling voor een uitgezonden werknemer, dan moet jouw werknemer in een periode van 12 maanden ten minste 45 dagen in het buitenland verblijven. Uitzendingen van minder dan 15 dagen tellen hierbij niet mee. Maar als je werknemer eenmaal aan de 45-dagenvoorwaarde voldoet, dan mag je als werkgever voor de berekening van het aantal dagen waarop je de 30%-regeling mag toepassen, ook alle uitzendingen van ten minste 10 dagen meetellen.

Voor de 12-maandsperiode staat het vrij wanneer deze aanvangt, werkgever en werknemer kunnen dus op elk gekozen moment beginnen met meten van de periodes in het buitenland. Reisdagen worden ook als verblijfsdagen aangemerkt, voor zover zij niet in Nederland zijn. Ook weekenddagen mogen worden meegeteld voor de uitgezonden periode.

Formaliteiten

Jouw uitgezonden werknemer moet wel blijven kwalificeren als fiscaal inwoner van Nederland, anders geldt de 30%-regeling niet. Van deze 30%-regeling kan gebruik worden gemaakt zonder beschikking van de Belastingdienst als is voldaan aan de voorwaarden. De 30%-regeling geldt voor de duur van de uitzending.

Anders dan de 30%-regeling voor ingekomen werknemers, geldt er voor de uitgezonden werknemers geen minimum salarisvereiste.

Extra vergoeding

Geef je als werkgever naast de 30%-vergoeding ook nog een vergoeding of verstrekking voor de werkelijke ET-kosten, dan is deze vergoeding of verstrekking loon voor je werknemer. Als het gebruikelijk is, mag je als werkgever dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding of verstrekking komt dan ten laste van de vrije ruimte.

Vergoeden werkelijke kosten

Als de werkelijke ET-kosten hoger zijn dan de 30%-vergoeding, mag je als werkgever er ook voor kiezen om - in plaats van de 30%-regeling - de werkelijke kosten onbelast te vergoeden. Deze kosten moeten dan wel aannemelijk worden gemaakt. Je moet dan als werkgever de kosten en de vergoeding per werknemer bijhouden in de loonadministratie.

Voorbeelden

Hieronder staan twee praktische voorbeelden over de berekening van de dagen waarop je als  werkgever de 30%-regeling mag toepassen.

Voorbeeld 1

Als werkgever zend je werknemer A op 1 februari uit naar Chili voor 50 dagen. Na afloop van het werk daar, komt je werknemer terug naar Nederland. In oktober van hetzelfde jaar zend je deze werknemer opnieuw uit, nu voor 11 dagen naar Argentinië. Omdat je werknemer aan de 45-dagenvoorwaarde voldoet, mag je als werkgever ook de 11-daagse uitzending meetellen: je past de 30%-regeling voor deze werknemer toe op het loon dat hij tijdens de 61 dagen uitzending verdiende.

Voorbeeld 2

Op 8 maart zend je werknemer B uit naar Tanzania. De uitzending duurt 20 dagen, waarna jouw werknemer weer naar Nederland komt. In de loop van hetzelfde jaar zend je werknemer B nog 2 keer uit: voor 14 dagen naar Mali en voor 20 dagen naar Kenia. Hoewel je als werkgever werknemer B in een periode van 12 maanden in totaal 54 dagen hebt uitgezonden, voldoet deze werknemer niet aan de 45-dagenvoorwaarde, want de uitzending naar Mali (minder dan 15 dagen) telt niet mee. Je mag voor deze werknemer de 30%-regeling niet toepassen.

Wil je weten of de 30%-regeling toepasbaar is voor jou en je uitgezonden werknemers? Neem dan gerust contact met ons op.