Actuele cijfers zijn voor ondernemers cruciaal

25 februari 2022 | Door:  Fou-Khan Tsang

Vernieuwde digitale dienstverlening

Voor ondernemers is het cruciaal om te kunnen sturen op actuele cijfers. Dat geldt in gewone tijden, maar ook in deze tijd met het coronavirus. Alfa gaat daarom nog meer toekomstgericht werken. Fou-Khan Tsang (voorzitter Raad van Bestuur): “Dankzij de vernieuwde digitale processen die we hiervoor inrichten, kunnen we samen met de klant veel dichter op de cijfers zitten. Dat zorgt voor nog meer actueel inzicht, grotere wendbaarheid en extra kansen op het gebied van bijvoorbeeld fiscale optimalisatie.”

Fou-Khan Tsang: “Om goed en snel te kunnen anticiperen op veranderende omstandigheden, heb je actuele cijfers nodig. Daarom richten we de digitale processen voor onze administratieve dienstverlening opnieuw in, zodat we administraties sneller kunnen verwerken. Hiervoor hebben we ons bestaande systeem Agrinota doorontwikkeld. Het resultaat daarvan is een nieuw systeem – een online platform – dat we in de loop van dit jaar bij onze klanten introduceren onder de naam ‘Mijn Alfa’. Via dit platform kun je facturen direct inzien en betalen. In de toekomst breiden we dit uit met extra functionaliteiten.

Wat verandert er?

‘Wat verandert er nu concreet voor de klant?’ is de legitieme vraag. Immers, medewerking van klanten – door cijfers tijdig aan te leveren – is wel vereist. Fou-Khan: “Een behoorlijk deel van onze klanten levert hun administratie pas in de btw-maanden (januari, april, juli en oktober) bij ons aan. Wanneer je als klant met Mijn Alfa gaat werken, vragen we je om je facturen doorlopend naar ons te mailen of te uploaden in deze omgeving. Deze digitale facturen verwerken wij vervolgens automatisch binnen 24 uur, waardoor je als klant altijd ‘bij’ bent.

Wat krijg je ervoor terug?

Wat krijg je hier als klant voor terug? “In co-creatie met een aantal klanten hebben we een aantrekkelijke oplossing bedacht. Veel klanten sparen hun inkoopfacturen nu nog op, kiezen een moment om de stapel facturen te betalen en tikken vervolgens alle gegevens over in hun telebankierpakket. Dat kan veel efficiënter! We hebben daarom in Mijn Alfa een extra module (add-on) boven op het telebankieren gebouwd, waardoor je je facturen gemakkelijk direct kunt betalen. Je facturen zitten daardoor netjes in één digitaal systeem, en van het foutgevoelige handmatig overtikken ben je af.”

Meer toegevoegde waarde

Vanuit deze nieuwe processen kan er ook beter en sneller tussentijds worden gecommuniceerd over de cijfers, benadrukt Fou-Khan. “Dat kan per kwartaal, halfjaar en mogelijk ook per maand. Heb je daar geen behoefte aan, dan nemen we uiterlijk in het derde kwartaal toch even contact met je op, omdat je op dat moment vaak nog fiscale optimalisatiemogelijkheden kunt benutten. Kortom, door nog meer in de actualiteit te werken, kunnen we je beter (fiscaal) adviseren, en je sneller en proactiever bijstaan en inzicht geven. Klanten die nog op de huidige manier willen blijven werken, blijven we uiteraard bedienen (dan scannen wij de facturen in), maar nieuwe klanten nemen we graag mee in deze nieuwe manier van werken.”

Vaste prijzen

Het nieuwe, toekomstgerichte werken beïnvloedt ook de facturatie. Fou-Khan: “We snappen de behoefte van onze klanten aan transparante facturen (terugkerend punt in klanttevredenheidsonderzoeken). Daarom bieden we in de nabije toekomst abonnementsvormen aan. Deze abonnementsvormen gaan we als eerste introduceren bij onze nieuwe klanten. Later gaan we de abonnementsvormen ook aanbieden aan onze bestaande klanten. Zo weet iedereen straks precies waar ze aan toe zijn. Uiteraard gaan we met onze klanten in gesprek over deze nieuwe abonnementsvormen. We nemen iedereen daarin zorgvuldig mee. Vanwege de belangrijke IT-component in onze administratieve dienstverlening kunnen we ook naar die vaste prijzen toe. Dus alles op het gebied van administratie en rapportage, inclusief tussentijdse cijfers, de jaarrekening en fiscale aangiftes, maar wel op basis van fair use en afgesproken bandbreedtes. Zo maken we heldere afspraken met klanten, die een-op-een te herleiden zijn naar de maandof kwartaalfactuur.” 

Klanten aan het woord

Tibra Tulips in Ursem en Sustainable Data Farming in Zuidoostbeemster haakten met hun administraties al vroeg aan op de vernieuwde digitale dienstverlening van Alfa. 

Peter van Diepen (Tibra Tulips): “Wij hebben een tulpenkwekerij en -broeierij, en sinds zo’n drie jaar hebben we de digitale verwerking van onze administratie samen met Alfa al naar een hoger niveau gebracht. Tachtig procent van de facturen ontvangen we nu digitaal, de resterende twintig procent scan ik nu op regelmatige basis even in; dat is maar een kleine moeite. Belangrijk is dat als de boekhouder de btw-aangifte heeft gedaan, alles gelijk in het Alfa Management Paneel (AMP) staat; wij zien dan direct hoe we ervoor staan. Dat is zeker in het laatste kwartaal van belang, omdat we dan vaak nog (investerings)beslissingen moeten nemen; verkopen of kopen we nog extra bollen? Zo kunnen wij beter sturen dan wanneer we onze cijfers pas in januari of februari krijgen.” 


Sustainable Data Farming heeft als bedrijf veel te maken met externe stakeholders. Aandeelhouders en investeerders hebben vertrouwen in de actuele cijfers nodig, om aangehaakt te blijven. CEO Rick Bakker: “Op advies van Maarten Dekker en Erik Koster (Alfa Heerhugowaard) hebben we extra ingezet op een goede, transparante digitale omgeving, waarin aandeelhouders kunnen meekijken op factuurniveau en investeerders inzage hebben op hoofdlijnen. Maarten en Erik wezen ons erop dat dit systeem handig is voor sneller inzicht in je cijfers en om kwartaalrapportages mogelijk te maken. Onze stakeholders vertrouwen erop dat deze cijfers kloppen, omdat Alfa ze controleert. Voor ons zijn die transparantie en correcte weergave van de cijfers enorm van toegevoegde waarde."

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Actuele managementinformatie

Een aantal Alfa-klanten kan nu al sneller schakelen op basis van actuele cijfers met behulp van opgestelde kwartaalrapportages. Daarnaast bestaat het Alfa Management Paneel. Via dit online dashboard krijg je 24/7 inzicht in actuele managementinformatie. Lees meer op https://www.alfa.nl/amp