Administratie voeren: uitbesteden of zelf verzorgen?
17 juni 2019
Als ondernemer krijg je zonder meer te maken met het bijhouden van een boekhouding. Je financiële administratie wordt in een financieel pakket verwerkt, waarna de accountant de jaarrekening kan samenstellen. Wat is wijsheid? Zelf verwerken of toch maar beter uitbesteden?
Eén ding staat bij voorbaat vast. Een boekhouding is onlosmakelijk verbonden aan het ondernemerschap. Een goede administratie voeren is wettelijk verplicht.
De drie belangrijkste overwegingen om zelf je administratie te doen
1. Je doet het graag zelf
Misschien wel de belangrijke reden om zelf de financiële administratie te verzorgen: je beleeft er plezier aan. Maar als je er geen affiniteit mee hebt, kan je er beter niet aan beginnen. Je loopt het risico dat de kwaliteit van de administratie minder goed is, omdat je er onvoldoende kennis van hebt en misschien ook geen zin hebt om je er verder in te verdiepen. Investeer dus wijs: steek die tijd maar beter in je onderneming.
2. Je bespaart (misschien) kosten
Uitbesteden kost geld. Je kan overwegen om de boekhouding zelf te voeren en zo kosten te besparen. Die besparing hangt sterk af van de kwaliteit van de door jezelf geboekte administratie. Hoe meer aanpassingen de accountant moet doen, des te kleiner de besparing wordt. Ook hangt het voordeel af van de (licentie)kosten die je softwareleverancier je in rekening brengt. Voor administratieve hulp moet je je accountant toegang geven tot je administratie. Bedenk vooraf goed of je de verwachte besparing daadwerkelijk kunt realiseren.
3. Je hebt meer inzicht in de zaak
Het verkrijgen van goed inzicht in je financiële huishouding is misschien wel de belangrijkste reden om zelf de boekhouding te doen. Belangrijk is dan wel dat je geheel bij bent met het verwerken van de administratie. Als je maar één keer per jaar of per kwartaal de administratie inboekt, vergroot dit het inzicht maar minimaal. Dit inzicht kan je accountant je ook geven, zoals hier te lezen valt.
Ik wil zelf boeken, maar in welk pakket dan?
Leveranciers van boekhoudprogramma’s bieden steeds vaker online (cloud)oplossingen aan. Het komt steeds minder voor om software op je computer te moeten installeren. Bij cloudoplossingen betaal je veelal een vast bedrag per maand. Je beschikt automatisch over de nieuwste versie van het programma en je hoeft geen back-ups te maken. Vaak kan je accountant op afstand met je meekijken.
Stel jezelf bij de pakketselectie de volgende vragen:
- Welke (management)informatie wil ik kunnen inzien?
- Wil ik kunnen factureren vanuit het boekhoudpakket?
- Kan ik de bankmutaties en/of declaraties die ik met andere software heb gemaakt digitaal inlezen?
- Wil ik betaalbestanden vanuit het boekhoudpakket kunnen aanbieden aan mijn huisbankier?
- Met welke pakketten kan ik het gemakkelijkst informatie uitwisselen met mijn accountant?
- Wat kosten de verschillende opties?
- Kan ik mijn CRM- en operationele pakketten koppelen aan de financiële administratie?
Wat zijn de voordelen van uitbesteden van je administratie?
Zelf je financiële administratie voeren kost tijd. Tijd die je als ondernemer niet meer kunt gebruiken voor je klanten. Daarnaast worden kundigheid, affiniteit en motivatie van je verwacht. Je administratie moet namelijk wel gedegen worden gevoerd. Door allerhande digitale koppelingen is je accountant in staat je administratie op een efficiënte manier te verwerken. Bijkomend voordeel van uitbesteden is dat je meteen een financieel kundige sparringpartner in huis neemt. Of kies voor de gulden middenweg. Voer je administratie zelf en vraag je accountant om periodiek naar je administratie te kijken.
Vraag het Alfa
Administratie zelf verzorgen of uitbesteden? Je Alfa accountant helpt je graag met het maken van een goede keuze.