Benut de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR)
10 oktober 2024 | Door: Jan Mourik
Alle werkgevers in Nederland hebben te maken met de werkkostenregeling (WKR) als het gaat om de fiscale behandeling van onbelaste personeelsvergoedingen en –verstrekkingen. Hoe zat het ook alweer en wat kun je als werkgever met deze regeling?
Vrije ruimte
Via de werkkostenregeling kun je als werkgever jouw personeel onbelast allerlei zaken vergoeden en verstrekken. Blijf je in een jaar binnen de zogenaamde vrije ruimte, dan betaal je ook geen belasting. Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je 80 procent belasting via de eindheffing.
Simpel gezegd houdt de werkkostenregeling in dat je in 2024 als de werkgever op jaarbasis maximaal 1,92 procent over de eerste € 400.000 van jouw totale fiscale loonsom mag gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers. Is de fiscale loonsom hoger dan € 400.000, dan geldt voor het meerdere een percentage van 1,18. Vergoedingen die deze ‘vrije ruimte’ te boven gaan, worden belast met een eindheffing van 80 procent bij jou als werkgever.
Voorbeeld
De fiscale loonsom van alle medewerkers in een kalenderjaar is € 520.000. De vrije ruimte is 1,92 procent van de eerste € 400.000 en 1,18 procent van de volgende € 120.000. In totaal kan de werkgever in dit voorbeeld € 9.096 (€ 7.680 + € 1.416) besteden aan onbelaste personeelsvergoedingen en -verstrekkingen.
Niet alles ten laste van vrije ruimte
Niet alle werkkosten die je maakt, gaan ten koste van de vrije ruimte. Buiten schot blijven:
- gerichte vrijstellingen (zoals reiskostenvergoedingen van maximaal € 0,23 per kilometer en kosten van maaltijden tijdens overwerk);
- nihil waarderingen van loon in natura (zoals bijvoorbeeld koffie en thee op de werkplek en echte werkkleding) én;
- kosten die de werknemer voorschiet voor zijn werkgever.
Extra kosten bij overschrijding vrije ruimte
Afhankelijk van jouw totale fiscale loonsom en je overige aangewezen werkkosten, betaal je dus maximaal 80 procent belasting over de waarde van vergoedingen die de vrije ruimte te boven gaan. De kosten van bijvoorbeeld een kerstpakket met een waarde van € 100 kunnen op deze manier oplopen tot € 180. De vraag is echter hoe erg dat is. Als je het kerstpakket niet in de vrije ruimte stopt, maar als loon bruteert, betaal je doorgaans (veel) meer. Zie dit rekenvoorbeeld:
Gebruikelijkheidstoets
Als werkgever kun je vergoedingen en voorzieningen aanwijzen in de vrije ruimte. Er is echter een beperking in de vorm van een gebruikelijkheidstoets. Dit betekent dat de vergoeding of verstrekking die je aanwijst, niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat in soortgelijke omstandigheden gebruikelijk is. Van ‘soortgelijke omstandigheden’ is bijvoorbeeld sprake als dezelfde vergoedingen of voorzieningen ook worden betaald aan:
- andere werknemers van dezelfde werkgever;
- collega's van de werknemer in dezelfde functiecategorie;
- werknemers van andere werkgevers.
Vergoedingen, verstrekkingen of ter beschikking stellingen tot in totaal € 2.400 per persoon per jaar, worden geacht altijd te voldoen aan de gebruikelijkheidstoets en kunnen daarom altijd worden aangewezen in de vrije ruimte.
Heb je vragen?
Graag helpen onze adviseurs je om de juiste keuzes te maken en de WKR optimaal te benutten. Aarzel daarom niet bij vragen contact met hen op te nemen.
