Benut de vrije ruimte van de WKR

12 oktober 2023

Alle werkgevers in Nederland hebben te maken met de werkkostenregeling (WKR) als het gaat om de fiscale behandeling van onbelaste personeelsvergoedingen en –verstrekkingen. Hoe zat het ook alweer en wat kun je als werkgever met deze regeling?

Vrije ruimte

Simpel gezegd, houdt de werkkostenregeling in dat je als werkgever op jaarbasis maximaal 3 procent over de eerste 400.000 euro van jouw totale fiscale loonsom mag gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers. Is de fiscale loonsom hoger dan 400.000 euro, dan geldt voor het meerdere een percentage van 1,18. Vergoedingen die deze ‘vrije ruimte’ te boven gaan, worden belast met een eindheffing van 80 procent bij jou als werkgever.

Genoemde percentages gelden voor 2023. Ze worden jaarlijks vastgesteld. In 2024 bereken je de vrije ruimte door 1,92 procent van de eerste 400.000 euro van jouw totale fiscale loonsom te nemen en 1,18 procent over het meerdere. Dit jaar heb je dus meer speelruimte dan volgend jaar voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan jouw personeel.

Voorbeeld

De fiscale loonsom van alle medewerkers in een kalenderjaar is 520.000 euro. De vrije ruimte is 3 procent van de eerste 400.000 euro en 1,18 procent van de volgende 120.000 euro. In totaal kan de werkgever in dit voorbeeld  13.416 euro (12.000 euro + 1.416 euro) besteden aan onbelaste personeelsvergoedingen en -verstrekkingen. Bij een gelijkblijvende loonsom zal de vrije ruimte volgend jaar 9.096 euro (7.680 euro + 1.416 euro) zijn.

Niet alles ten laste van vrije ruimte

Niet alle werkkosten die je maakt, gaan ten koste van de vrije ruimte. Buiten schot blijven:

• gerichte vrijstellingen (zoals reiskostenvergoedingen van maximaal 0,21 cent per kilometer – volgens het Belastingplan 2024 0,23 cent in het komende jaar – en kosten van maaltijden tijdens overwerk),
• nihil waarderingen van loon in natura (zoals bijvoorbeeld koffie en thee op de werkplek en echte werkkleding) én
• kosten die de werknemer voorschiet voor zijn werkgever.

Extra kosten bij overschrijding vrije ruimte

Afhankelijk van jouw totale fiscale loonsom en je overige aangewezen werkkosten, betaal je dus maximaal 80 procent belasting over de waarde van vergoedingen die de vrije ruimte te boven gaan. De kosten van bijvoorbeeld een kerstpakket met een waarde van 100 euro kunnen op deze manier oplopen tot 180 euro. De vraag is echter hoe erg dat is. Als je het kerstpakket niet in de vrije ruimte stopt, maar als loon bruteert, betaal je doorgaans (veel) meer. Zie dit rekenvoorbeeld:

Gebruikelijkheidstoets

Als werkgever kun je vergoedingen en voorzieningen aanwijzen in de vrije ruimte. Er is echter een beperking in de vorm van een gebruikelijkheidstoets. Dit betekent dat de vergoeding of verstrekking die je aanwijst, niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat in soortgelijke omstandigheden gebruikelijk is. Van ‘soortgelijke omstandigheden’ is bijvoorbeeld sprake als dezelfde vergoedingen of voorzieningen ook worden betaald aan:

• andere werknemers van dezelfde werkgever;
• collega's van de werknemer in dezelfde functiecategorie;
• werknemers van andere werkgevers.

Vergoedingen, verstrekkingen of ter beschikking stellingen tot in totaal 2.400 euro per persoon per jaar, worden geacht altijd te voldoen aan de gebruikelijkheidstoets en kunnen daarom altijd worden aangewezen in de vrije ruimte.

Heb je vragen?

Graag helpen onze adviseurs je om de juiste keuzes te maken en de WKR optimaal te benutten. Aarzel daarom niet bij vragen contact met hen op te nemen.