Digitale bewaarplicht: waar moet je op letten?

29 maart 2018

Digitaal is de toekomst. Papieren facturen worden steeds vaker vervangen door digitale facturen. Je verwerkt je administratie ook meer en meer digitaal. En, niet geheel onbelangrijk, je bewaart je administratie digitaal. Maar wat zijn de gevolgen als je digitale administratie verloren gaat?

Verlies van administratie

Er zijn verschillende manieren om je administratie kwijt te raken. Bijvoorbeeld door een brand, door diefstal van de laptop of door een computercrash. De rechter heeft dan geen mededogen en stelt dat het verlies voor jouw risico en rekening komt.

Omkering bewijslast

In een aan de rechter voorgelegde zaak was er sprake van een boekenonderzoek door de Belastingdienst. De ondernemer kon de opgevraagde gegevens niet meer verstrekken, omdat zijn computer verloren was gegaan. En daarmee dus ook zijn financiële administratie. Daarop keerde de Belastingdienst de bewijslast om en legde de ondernemer forse naheffingsaanslagen op.

Overmacht of verantwoordelijk?

De ondernemer deed vergeefs een beroep op overmacht. De rechter stelt dat je als ondernemer verantwoordelijk bent voor het deugdelijk bewaren van je (digitale) administratie. Een crash, brand of diefstal leidt dus niet tot overmacht.

Bewaarplicht

Er zijn meerdere manieren om je digitale gegevens goed te bewaren. Bij het werken op een lokale device of eigen server doe je er goed aan om een goede backupprocedure te hebben en uit te voeren. Uiteraard bewaar je de backup(s) op een andere locatie dan waar de digitale administratie staat. Daarnaast kan je ervoor kiezen om je administratie te verwerken in een cloudomgeving. Of je vraagt Alfa om de administratie voor je te verwerken binnen ons eigen netwerk.

Meer weten?

Een goede administratie voeren is een wettelijke verplichting. Daarnaast geldt ook nog eens een bewaarplicht. Wil je onze bijdragen over deze onderwerpen nog eens teruglezen?

Goede administratie voeren
Afspraken over bewaarplicht

Vraag het Alfa

Heb je twijfels of je administratie voldoet aan de bewaarplicht? Wij staan je graag met raad en daad bij. Met meer dan 30 vestigingen is Alfa overal dichtbij.