Een goede administratie voeren is wettelijk verplicht

9 januari 2017

Vol goede moed vangen we aan met het nieuwe jaar 2017. Dat is een uitgelezen moment om de (financiële) administratie nog eens goed door te lichten. Zoals we vroeger op school ook netjes in een nieuw schrift begonnen. Let wel, blijf vooral netjes werken aan uw financiële administratie. Hiertoe bent u zelfs wettelijk verplicht. Wat zijn de gevolgen als u zich daar niet aan houdt?

Administratie verworpen

De Belastingdienst verwierp de administratie van een restauranthouder. Terecht, zo stelde de rechtbank, want de onderneming had niet voldaan aan de administratieve verplichtingen. Er bleek sprake te zijn van een schaduwboekhouding. Bij een boekenonderzoek werden de verschillen in geboekte omzet en kasontvangsten afgestemd met de schaduwboekhouding. De administratie werd verworpen en de inspecteur legde - met een omkering en verzwaring van de bewijslast - naheffingsaanslagen en vergrijpboeten op van 50 procent van de nageheven bedragen.

Omkering bewijslast

Het kan dus verstrekkende gevolgen hebben als de administratie niet volledig is en niet door de Belastingdienst binnen een redelijke termijn te controleren is. De Belastingdienst stelt dan zelf uw winst vast, met daaruit voortvloeiend een berekening van de verschuldigde belasting(en). Bent u het niet eens met die berekening? Dan moet u zelf bewijzen dat de berekening van de Belastingdienst onjuist is. Dit heet 'omkering van bewijslast'. Ziet u maar eens op basis van een ondeugdelijke administratie tot een gedegen bewijsvoering te komen.

Geen recht op btw-vooraftrek

Zonder een goede administratie kunt u tevens geen aanspraak maken op fiscale regelingen, zoals de kleineondernemersregeling voor de btw of zelfs van aftrek van voorbelasting. Dit laatste concludeerde het Gerechtshof. Uit een boekenonderzoek bleek dat een administratie niet op orde was. De ondernemer kon van de geclaimde voorbelasting geen (kopie)facturen overleggen. Hieraan deed niet af dat de ondernemer de facturen door een verbouwing was kwijtgeraakt. De ondernemer had volgens de rechtbank geen recht op aftrek van voorbelasting.

Bewaarplicht

Denkt u ook aan de bewaarplicht van uw administratie. De wettelijke fiscale bewaarplicht van de basisgegevens uit uw administratie is zeven jaar. Onder basisgegevens wordt onder meer verstaan: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie en loonadministratie. Gegevens van onroerende zaken dienen tien jaar bewaard te blijven, indien sprake is van de zogenaamde herzieningstermijn voor de btw. Tegenwoordig wordt de administratie steeds meer digitaal vastgelegd. Zorg ervoor dat uw huidige vastleggingen over zeven tot tien jaar nog steeds benaderbaar zijn.

Back-up

Uiteraard is een goede back-upprocedure ook voor de korte termijn belangrijk. Zo heeft een onderneemster ondervonden van wie de auto werd gestolen. Zij had haar boekhouding in de betreffende auto liggen en kon zodoende haar administratie niet meer aan de Belastingdienst overdragen. De rechtbank oordeelde dat de diefstal van de administratie in de risicosfeer van de onderneemster ligt. Ook het feit dat de onderneemster geen back-up heeft gemaakt, dient voor haar rekening te blijven.

Gedegen administratie

Een goed ingerichte en adequaat gevoerde administratie is van belang voor het voldoen aan uw wettelijke verplichtingen. Tevens is dit ook van belang voor uw eigen bedrijfsvoering. Per slot van rekening kunt u uw onderneming beter sturen op basis van gedegen informatie. Uw Alfa-accountant kan u hierin terdege bijstaan.
Met 31 vestigingen is Alfa overal dichtbij.