Factuureisen? Meld uw vestigingsadres

30 mei 2016

Een factuur moet aan allerlei eisen voldoen. Anders krijgt u als ondernemer de btw niet terug van de Belastingdienst. Zo dient op een factuur uw vestigingsadres vermeld te zijn. Met alleen het postbusnummer voldoet u niet aan de factuureisen die zijn gesteld. Dit geldt voor zowel een verkoop- als inkoopfactuur.

Inkoopfactuur

Voor een ondernemer met recht op aftrek van voorbelasting is een inkoopfactuur een waardecheque. Alleen een geldige waardecheque geeft recht op teruggaaf van voorbelasting. Op een inkoopfactuur moet uw volledige adres als afnemer worden vermeld. Staat er alleen een postbusnummer? Dan loopt u het risico dat het recht op vooraftrek van btw wordt geweigerd. Btw op een factuur met enkel lichte gebreken mag door u wel in aftrek worden gebracht. Wanneer het enkele gebrek bestaat uit het niet vermelden van een volledig adres maar een postbusnummer, zal dit een licht gebrek zijn. Bevat de factuur meerdere gebreken, dan zal de kans groter zijn dat de aftrek van btw wordt geweigerd.

Verkoopfactuur

Op een verkoopfactuur moet het volledige adres van de leverancier, dus dat van u, worden vermeld. Het gaat hierbij om het adres waar u als ondernemer feitelijk bent gevestigd.

Vermeldt u alleen uw postbusnummer, dan brengt dit enig risico met zich mee voor u als leverancier. Het hof Amsterdam heeft zich in het verleden al over deze kwestie gebogen. Per gebrekkige factuur loopt u het risico op een boete.

Aan een verkoopfactuur worden daarnaast ook nog andere eisen gesteld. Vergeet u niet te vermelden:

• Uw volledige bedrijfsnaam en de volledige naam van uw afnemer.
• Uw btw-nummer en KvK-nummer.
• De factuurdatum en een uniek volgnummer.
• De aard van geleverde goederen of diensten, alsmede de hoeveelheid/omvang van uw geleverde prestatie.
• De datum waarop de prestatie heeft plaatsgevonden of is voltooid.
• Het bedrag dat u in rekening brengt (exclusief btw), het btw-tarief en het btw-bedrag.

Aanvullende, bijzondere factuureisen gelden voor onder andere de volgende situaties:

• Een btw-vrijstelling is van toepassing: enige aanduiding daarvan vermelden.
• Een verleggingsregeling is van toepassing (nationaal of internationaal): vermelden van de tekst ‘btw verlegd’.
• Reisbureau- of margeregeling: vermelden van de tekst 'bijzondere regeling reisbureaus' respectievelijk 'bijzondere regeling-gebruikte goederen'.
• Selfbilling (de afnemer van de prestatie reikt de factuur uit): vermelden van de tekst ’factuur uitgereikt door afnemer’.
• Transacties tussen ondernemers die niet in hetzelfde EU-land zijn gevestigd (intracommunautaire levering met nultarief): enige aanduiding daarvan vermelden.
• Transacties met ondernemers die buiten de EU zijn gevestigd (export): aan de hand van boeken en bescheiden moet export kunnen worden aangetoond; een van de bewijsmiddelen kan een door de douane afgetekende verkoopfactuur zijn.

Vraag het Alfa

Wilt u er zeker van zijn dat uw factuur aan de eisen van de Belastingdienst voldoet? Neem dan gerust contact op met uw Alfa-adviseur. Met 28 vestigingen is Alfa overal dichtbij.