Tips voor de btw

12 oktober 2021 | Door:  Harm-Jan de Boer

1. Verwerk personeelsuitgaven en relatiegeschenken in laatste btw-aangifte
2. Maak gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR) 
3. Meld je op tijd aan voor de One-Stop-Shop (OSS)  
4. Houd de herzieningstermijn in de gaten  
5. Vraag de btw op oninbare vorderingen terug  
6. Zonnepanelen op woon-bedrijfspand: meer btw terug  
7. Vergeet het btw privégebruik van je auto niet in de laatste btw-aangifte 

1. Verwerk personeelsuitgaven en relatiegeschenken in laatste btw-aangifte

Uiterlijk eind januari moeten de meeste ondernemers de laatste btw-aangifte van het jaar 2021 indienen. Vergeet dan niet te kijken naar de uitgaven voor jouw personeel en relatiegeschenken. Personeelsuitgaven zijn bijvoorbeeld personeelsuitjes en het bekende kerstpakket. Relatiegeschenken kunnen verschillend van aard zijn. Een bekend voorbeeld is het kistje wijn met kerst. De btw op deze uitgaven is niet altijd aftrekbaar, ook niet als je prestaties verricht die belast zijn met btw. Voor een aantal voorzieningen geldt een uitzondering of een speciale regeling. Dit geldt in elk geval voor verhuiskosten, de auto van de zaak en voor fietsen. De btw ten aanzien van personeelsuitgaven is niet aftrekbaar als de uitgaven voor het personeelslid in een jaar meer bedragen dan € 227 ex btw. Blijven de uitgaven onder dit bedrag, dan is de btw wel aftrekbaar. 

Let op!  
Dit betekent dat je moet berekenen wat de uitgaven aan personeelsvoorzieningen per werknemer in een jaar zijn geweest. 

Ook de btw op relatiegeschenken is soms beperkt in aftrek te brengen. De btw is namelijk niet aftrekbaar als de ontvanger van je geschenk – als hij het zelf zou kopen – minder dan 30% van de btw in aftrek zou kunnen brengen én jij in dat jaar aan deze relatie meer dan € 227 (ex btw) aan relatiegeschenken hebt gegeven.  

Heb je op dergelijke uitgaven in de loop van het jaar te veel of juist te weinig btw in aftrek gebracht, dan moet je dit in de laatste btw-aangifte corrigeren. 

2. Maak gebruik van de kleinondernemersregeling (KOR) 

De kleine ondernemersregeling (KOR) is sinds 2020 een vrijstellingsregeling. Ondernemers met een lagere jaaromzet dan € 20.000 kunnen hiervoor kiezen. De regeling is niet verplicht. De keuze voor de KOR houdt in dat je geen btw in rekening hoeft te brengen en automatisch bent ontheven van allerlei btw-verplichtingen.  

Let op!  
Je verliest ook je recht op btw-aftrek. De KOR geldt tegenwoordig ook voor rechtspersonen, zoals BV's, stichtingen en verenigingen. Ondernemers die hebben gekozen voor de KOR en die vervolgens in de loop van enig jaar de omzetgrens van € 20.000 overschrijden, worden vanaf dat moment weer btw-plichtig. 

Met name voor ondernemers die te maken hebben met afnemers/klanten die de btw niet kunnen terugvragen, kan de KOR uitkomst bieden. 

Ondernemers die de KOR willen toepassen, dienen dit tijdig te melden bij de inspecteur. Het aanmeldformulier hiervoor moet uiterlijk vier weken voor de ingangsdatum van het aangiftetijdvak waarin jij de KOR wilt laten ingaan, door de Belastingdienst zijn ontvangen. Een eenmaal gemaakte keuze voor de KOR geldt in beginsel voor drie jaar. 

Let op! 
Wil je vanaf 2022 van de KOR gebruik maken, meld je dan uiterlijk eind november hiervoor aan. 

Versoepeling KOR bij geringe omzet 

Wanneer je een jaaromzet van maximaal € 1.800 hebt, dan kunt je de KOR toepassen zonder dat je dit meldt aan de Belastingdienst. Deze versoepeling geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2020. Voor bijvoorbeeld particulieren die investeren in zonnepanelen maar niets met de btw willen, kan de nieuwe goedkeuring uitkomst bieden.

3. Meld je op tijd aan voor de One-Stop-Shop (OSS)  

Als je een webshop hebt of anderszins goederen of digitale diensten verkoopt aan particulieren in de EU, dan moet je tegenwoordig bij het overschrijden van een totale EU-omzetdrempel van € 10.000 de btw voldoen in de lidstaten van je klanten. Deze regeling geldt vanaf 1 juli 2021. Om te voorkomen dat je je in al die verschillende lidstaten moet registeren, bestaat de mogelijkheid de buitenlandse btw-aangifte(n) via het zogenaamde One-Stop-Shop-systeem in te dienen. Je moet je dan aanmelden bij de Belastingdienst. Met behulp van eHerkenning log je in in de ondernemingsportal ‘Mijn Belastingdienst Zakelijk’ van de Belastingdienst. Doe dat tijdig. Raadzaam is om dat te doen voorafgaande aan het btw-tijdvak waarin je bijvoorbeeld de EU-omzetdrempel overschrijdt. Voorbeeld: als je vanaf 1 januari 2022 gebruik wil maken van het nieuwe OSS-aangiftesysteem, raden wij aan om je vóór 1 januari 2022 aan te melden bij de Belastingdienst. 

4. Houd de herzieningstermijn in de gaten  

Als je in de afgelopen tien jaar een onroerende zaak (bijvoorbeeld een bedrijfspand of werkruimte) met btw hebt aangeschaft, let er dan op dat de in aftrek gebrachte btw in het jaar van ingebruikname en de negen opvolgende jaren in bepaalde gevallen moet worden gecorrigeerd. Dit is het geval als de verhouding van het gebruik van de onroerende zaak voor btw-belaste versus btw-vrijgestelde prestaties is gewijzigd ten opzichte van het gebruik waarvan je uitging op het moment van aanschaf. Dit heeft tot gevolg dat je mogelijk btw moet terugbetalen of juist terugkrijgt van de Belastingdienst. Deze herzienings-btw geef je op in de laatste btw-aangifte van het jaar.  

Let op! 
Ook voor roerende zaken waarop wordt afgeschreven, geldt een herzieningstermijn. De termijn hiervoor bedraagt echter het jaar van ingebruikname en de vier jaren erna. 

5. Vraag de btw op oninbare vorderingen terug  

Als je afnemers/debiteuren je niet betalen, kun je de al in rekening gebrachte en afgedragen btw onder voorwaarden terugkrijgen. Het moet dan duidelijk zijn dat je afnemer niet zal betalen, zoals bij een faillissement. Bij fictie is een niet betaalde vordering sowieso één jaar na de opeisbaarheid daarvan oninbaar. Je doet er dan verstandig aan de btw in dat tijdvak via de btw-aangifte terug te vragen. Een later ingediend verzoek om teruggaaf biedt minder zekerheid op succes. Soms is ook al eerder duidelijk dat je niet meer op betaling hoeft te rekenen. 

Tip! 
Als een vordering één jaar na opeisbaarheid nog niet is betaald, kun je de btw in ieder geval terugvragen. 

Let op! 
De btw op de vordering kan in de reguliere aangifte worden teruggevraagd in het tijdvak waarin de vordering oninbaar is gebleken. 

6. Zonnepanelen op woon-bedrijfspand: meer btw terug  

Heb je in 2021 zonnepanelen geplaatst op je woning en/of je bedrijfspand, dan kun je misschien meer btw terugvragen dan je denkt. De btw op de zonnepanelen kun je sowieso (deels) terugvragen, omdat je een deel van de energieproductie btw-belast aan het net levert. Hetzelfde geldt voor de energie ten behoeve van het btw-belast zakelijk gebruik van de woning of het bedrijfspand. 

Tip! 
Mogelijk kom je ook nog in aanmerking voor energie-investeringsaftrek. 

Let op!
Vorig jaar namen we de tip nog op dat als je een nieuwe woning bouwt en daarop zonnepanelen plaatst, je mogelijk ook recht op aftrek hebt met betrekking tot een deel van de bouw-btw. Inmiddels heeft de Hoge Raad beslist dat de zonnepanelen geen reden is voor (extra) btw aftrek bij de bouw of verbouwing van de woning. De gedachte van de Hoge Raad daarbij is dat de woning ook zonder zonnepanelen gebouwd zou zijn. Wij maken hieruit op dat aftrek dus wel mogelijk is als de plaatsing van de panelen een voorwaarde is voor bijvoorbeeld de verkrijging van de omgevingsvergunning voor de bouw van de woning. Neem contact met ons op als je meer wilt weten. 

7. Vergeet het btw privégebruik van je auto niet in de laatste btw-aangifte 

Voor auto’s van de zaak die ook privé gebruikt worden, moet in de laatste btw-aangifte van het jaar btw over het privégebruik worden betaald. Daar staat tegenover dat je door het jaar heen de btw op alle autokosten in aftrek kunt brengen, althans, als je de auto gebruikt voor btw-belaste omzet. 

Voor het btw-privégebruik kun je gebruik maken van een forfaitaire regeling. Ga daarbij uit van een btw-heffing van 2,7% van de catalogusprijs van de auto, inclusief btw en bpm. 

Tip! 
Voor de auto van de zaak die vijf jaar (inclusief het jaar van ingebruikneming) of langer in de onderneming is gebruikt, geldt een lager forfait van 1,5%. Datzelfde percentage geldt ook als je bij de aankoop van de auto geen btw in aftrek hebt gebracht (bijvoorbeeld een marge-auto).   

Let op! 
Je hoeft geen gebruik te maken van de forfaitaire regeling. Je mag ook btw betalen over het werkelijke privégebruik. Dit kan soms voordeliger zijn. Je moet dan wel een (globale) kilometerregistratie bijhouden. Houd er rekening mee dat in dit geval woon-werkverkeer als privé wordt gezien. 

Tip! 
De niet-aftrekbare btw in verband met het privégebruik is een kostenpost voor je bedrijf en dus aftrekbaar van de winst.