Tips voor werkgevers

Voor werkgevers is het dit jaar van belang goed naar de werkkostenregeling te kijken. Alleen in 2021 geldt nog de tijdelijke verhoging van de vrije ruimte. Denk ook aan het vervallen van de goedkeuring voor het doorlopen van de vaste onbelaste reis- en onkostenvergoeding en de introductie van de thuiswerkvergoeding 2021. Het vierde kwartaal is daarom het moment om je hybride thuiswerkbeleid en arbeidsvoorwaarden te gaan vormgeven.  

1. Bereid je voor op einde belastingvrije vaste reiskostenvergoeding en de introductie van de thuiswerkvergoeding 
2. Benut de mogelijkheden binnen de werkkostenregeling 
3. Heroverweeg concernregeling binnen werkkostenregeling 
4. Vier kerst dit jaar ‘WKR-optimaal’ met jouw personeel 
5. Loonkostenvoordeel voor lage lonen 
6. Jeugd-LIV   
7. Beoordeel je arbeidscontracten  
8. Vorm een voorziening voor een transitievergoeding 
9. Vraag tijdig de verhoogde WBSO aan 

1. Bereid je voor op einde belastingvrije vaste reiskostenvergoeding en de introductie van de thuiswerkvergoeding 

Werkgevers kunnen hun werknemers een vaste, belastingvrije vergoeding geven voor de kosten van het woon-werkverkeer. Indien jouw werknemers een vaste reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer krijgen, dan hoef je die vanwege de coronacrisis, waardoor een gewijzigd reispatroon is ontstaan, niet aan te passen. Tot en met 31 december 2021 mag je blijven uitgaan van de feiten waarop de vaste vergoeding was gebaseerd. Voorwaarde hierbij is wel dat het recht op de vaste vergoeding uiterlijk vaststond op 12 maart 2020.  

Dit betekent dat een vergoeding voor reiskosten voor thuiswerkers vanaf 1 januari 2022 dan belast loon is. De werknemer houdt dan netto minder over en jij als werkgever dient premies werknemersverzekeringen en zorgverzekeringswet af te dragen.  

Je kunt op het afschaffen van de faciliteit op verschillende manieren inspelen. Zo kun je de vergoeding afschaffen of verminderen, maar je kunt ook de belasting voor jouw rekening nemen door de vergoeding te bruteren. Dit is een relatief dure optie. Daarom is het vaak voordeliger in plaats hiervan de vergoeding onder te brengen in de werkkostenregeling.  

Let op!
Je kunt in 2021 nog een vaste reiskostenvergoeding verstrekken die gebaseerd is op 214 werkdagen per jaar, als de werknemer tenminste 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist. Deze regeling wordt in 2022 versoberd, wat erop neerkomt dat de vaste reiskostenvergoeding bij minder reisdagen naar rato berekend moet worden. Per saldo betekent dit dat de nieuwe thuiswerkregeling in combinatie met de bestaande vaste reiskostenvergoeding alleen gunstig uitvalt voor werknemers die minder dan 6 kilometer van het werk wonen. 

Let op!
Breng je de vergoeding onder in de WKR, dan dien je aannemelijk te kunnen maken dat de vergoeding voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium en dus niet meer dan 30% afwijkt van wat in soortgelijke situaties aan vergoeding wordt verstrekt. 

Je kunt vanaf 2022 wel gebruik maken van de nieuwe fiscale faciliteit inzake thuiswerken. Hierdoor kun je thuis werkende werknemers een onbelaste vergoeding geven van € 2 per dag. Je kunt op één dag echter niet zowel een onbelaste reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer geven als de thuiswerkvergoeding.  

Kortom belangrijk om voor 1 januari 2022 jouw hybride thuiswerkbeleid en arbeidsvoorwaarden hierop aan te passen.  

2. Benut de mogelijkheden binnen de werkkostenregeling 

Benut ook dit jaar de mogelijkheden binnen de werkkostenregeling. Beoordeel jouw nog resterende vrije ruimte en bekijk of zaken die je in 2022 wilt vergoeden dan wel verstrekken nog in 2021 kunnen worden vergoed dan wel verstrekt.  

Een voorbeeld hiervan is een laptoptas. Deze tas kun je aan de werknemer ‘verstrekken’, je koopt als werkgever de tas en geeft deze aan de werknemer of de werknemer koopt zelf een laptoptas en levert de bon in, waarbij je als werkgever het bedrag aan de werknemer betaald (vergoed). 

Het is niet mogelijk om de vrije ruimte die in 2021 over is, door te schuiven naar 2022.  

Tip! 
Houd er rekening mee dat de vrije ruimte in 2021 is verruimd vanwege de coronacrisis. Tot een loonsom van € 400.000 bedraagt de vrije ruimte dit jaar 3% en over het meerdere 1,18%.  

Houd ook rekening met het gebruikelijkheidscriterium. Dit is een lastig criterium, dat inhoudt dat vergoedingen en verstrekkingen niet in de vrije ruimte kunnen worden ondergebracht als deze op zichzelf ongebruikelijk zijn en/of de omvang van de vergoeding/verstrekking ongebruikelijk is. Ongebruikelijk betekent in dit verband een afwijking van 30% of meer van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Volgens een arrest van de Hoge Raad betekent het echter niet dat alleen zakelijke vergoedingen en verstrekkingen in de werkkostenregeling kunnen worden ondergebracht. In de betreffende zaak ging het om aandelenpakketten. 

Tip! 
Maak gebruik van de doelmatigheidsmarge van € 2.400 per persoon per jaar. Tot dit bedrag beschouwt de Belastingdienst de vergoedingen/verstrekkingen in ieder geval als gebruikelijk. Wil je een hoger bedrag vergoeden of verstrekken, dan het bedrag van € 2.400, dan dien je rekening te houden met de risico’s dat de Belastingdienst de uitkering als niet gebruikelijk beschouwd. De doelmatigheidsmarge van € 2.400 per persoon geldt in alle redelijkheid, dus bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet op het minimumloon of als stagiair. Overigens betekent dit niet dat het bedrag van € 2.400 per definitie onbelast is. Het bedrag telt ‘gewoon’ mee voor de vrije ruimte en als je die vrije ruimte overschrijdt, betekent dat een extra heffing van 80%.  

Tip! 
Heb je nog geen andere belaste vergoedingen of verstrekkingen gehad, dan kun je jezelf dit jaar als dga bijvoorbeeld ook een eindejaarsbonus geven van € 2.400. Staat jouw partner ook op de loonlijst, dan geldt dit ook voor hem of haar. Dit is niet mogelijk als je gebruik hebt gemaakt van de loonkostensubsidie NOW 2 en volgende in het kader van de coronacrisis en je een voorschot in de tegemoetkoming kreeg van € 100.000 of meer, dan wel een definitieve tegemoetkoming van € 125.000 of meer. Dit verbod op een bonus voor de dga en partner geldt ook onder NOW 1 als er gebruik is gemaakt van de concernregeling. Verder geldt het verbod ook als je langer dan drie maanden bijzonder uitstel van betaling heeft gekregen. 

3. Heroverweeg concernregeling binnen werkkostenregeling 

Heb je meerdere BV's, dan kun je binnen de werkkostenregeling (WKR) de concernregeling toepassen. Door de concernregeling kan een BV die tot een concern behoort de ongebruikte vrije ruimte van een andere BV binnen hetzelfde concern benutten. Door de grotere vrije ruimte dit jaar vanwege de coronacrisis, is het gebruik van de concernregeling echter minder vaak voordelig. Als je de concernregeling toepast, kun je namelijk maar één keer profiteren van de extra vrije ruimte van 3% over de eerste € 400.000 van de loonsom. Het gebruik van de concernregeling is optioneel en je hoeft jouw keuze pas ná 2021 te bepalen. 

Tip! 
Maak alleen gebruik van de concernregeling binnen de WKR indien deze positief voor je uitpakt. Houd er hierbij rekening mee dat de concernregeling alleen geldt voor BV's, NV’s en stichtingen en dat een belang van minimaal 95% gedurende het gehele jaar vereist is.  

4. Vier kerst dit jaar ‘WKR-optimaal’ met jouw personeel 

Geef bij dreigende overschrijding van de vrije ruimte in plaats van een kerstpakket eens een nieuwjaarsgeschenk. En een bedrijfsfeestje is begin 2022 misschien net zo gezellig als eind 2021. Omdat deze verstrekkingen dan in 2022 plaatsvinden, komen ze ook ten laste van de vrije ruimte in 2022. 

Let op! 
Bedenk wel dat schuiven alleen zin heeft als je in 2022 niet met dezelfde dreigende overschrijding van de vrije ruimte te maken krijgt en houd er rekening mee dat de vrije ruimte in 2022 beduidend geringer is. 

Let op! 
Gaat de borrel binnenshuis gepaard met een maaltijd, dan komt voor de maaltijd wel het forfaitaire bedrag van € 3,35 per werknemer ten laste van de vrije ruimte. Dit is echter altijd beduidend minder dan de werkelijke waarde van een maaltijd buiten de deur, die anders ten laste van jouw vrije ruimte was gekomen. 

5. Loonkostenvoordeel voor lage lonen 

Werkgevers die werknemers in dienst hebben met een loon tussen 100% en 125% van het wettelijk minimumloon (WML), krijgen een tegemoetkoming in de vorm van het lage-inkomensvoordeel (LIV). Je krijgt het LIV alleen voor werknemers met minimaal 1.248 verloonde uren per jaar. Het gaat daarbij om alle uitbetaalde uren, dus ook uren waarvoor niet gewerkt wordt. Denk aan betaald verlof, ziekte, overwerk en uitbetaalde verlofuren. 

Tip! 
Ga na voor welke werknemers je op grond van het uurloon het loonkostenvoordeel zou kunnen ontvangen. Ga vervolgens na of zij het minimaal vereiste aantal uren werken. Zitten ze net onder de grens, dan kan het lonend zijn het aantal uren te verhogen. Zelfs als je de werknemer extra betaald verlof zou geven, tellen de uren mee en kun je het loonkostenvoordeel wellicht toch binnenhalen. 

Tip! 
Is het uurloon te hoog, dan kun je in plaats van loon wellicht gebruikmaken van alternatieven. Denk daarbij aan onbelaste kostenvergoedingen en het onderbrengen van belast loon in de werkkostenregeling. Dit loon telt namelijk niet mee voor de bepaling van het LIV. 

6. Jeugd-LIV   

Voor jongeren van 18 t/m 20 jaar geldt een lagere tegemoetkoming in de vorm van het jeugd-LIV. De bedragen voor 2021 vind je in onderstaande tabel. De eis van minstens 1.248 verloonde uren geldt niet voor het jeugd-LIV.   

7. Beoordeel je arbeidscontracten  

In 2021 waren de percentages in eerste instantie vastgesteld op 2,70 procent (lage WW-premie) en 7,70 procent (hoge WW-premie). Door de intrekking van de Baangerelateerde Investeringskorting zijn per augustus de percentages verlaagd naar 0,34 procent (lage WW-premie) en 5,34 procent (hoge WW-premie). Vanaf 1 januari 2022 stijgen deze percentages van de AWF naar 2,2% laag tarief en 7,20% hoog tarief. Voor vaste dienstverbanden geldt het lage tarief en voor flexibele tarieven het hoge tarief.  

8. Vorm een voorziening voor een transitievergoeding 

Bij onvrijwillig ontslag van een werknemer ben je in beginsel een transitievergoeding verschuldigd. De hoogte ervan is afhankelijk van het aantal jaren dat de werknemer bij je in dienst is geweest en de hoogte van het salaris. De transitievergoeding bedraagt in 2021 maximaal € 84.000 of een bruto jaarsalaris als dit meer is.   

Zijn er voldoende aanwijzingen dat je op niet al te lange termijn een of meer werknemers moet ontslaan, dan kunt je een voorziening vormen voor een transitievergoeding. Op deze manier kun je nu al rekening houden met de kosten van een transitievergoeding die zich pas in de toekomst zullen voordoen. De hoogte van de voorziening moet je afstemmen op de te verwachten kosten en de te verwachten termijn waarop deze kosten zich zullen voordoen. 

Let op! 
Er moet een redelijke mate van zekerheid bestaan dat de transitievergoeding betaald moet worden. Je zal dit dus aannemelijk moeten kunnen maken, bijvoorbeeld door aan te tonen dat een reorganisatie – bijvoorbeeld vanwege de coronacrisis – op termijn niet is te voorkomen. 

9. Vraag tijdig de verhoogde WBSO aan 

Werkgevers die innovatieve activiteiten verrichten, kunnen via de WBSO een fiscale tegemoetkoming krijgen in de vorm van een percentage van de gemaakte kosten. Deze kosten bestaan uit de direct toerekenbare salariskosten plus de overige toerekenbare kosten van innovatie.  

Als je innovatieve activiteiten gaat uitvoeren, kun je de WBSO vooraf online aanvragen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (rvo.nl). Aanvragen kan in vier periodes per jaar.  

Let op! 
Aanvragen voor de eerste periode van 2022 moeten uiterlijk 20 december 2021 bij RVO binnen zijn.