Het coronavirus: hoe moet het met de vaste kostenvergoeding?

15 april 2020

Door het coronavirus kunnen veel werknemers niet meer naar hun werk toe en zijn ze gedwongen om thuis te werken. Hoe zit het in die situatie met de uitbetaling van een reiskostenvergoeding? Mag deze nog onbelast worden doorbetaald? Zijn er andere mogelijkheden om je werknemers te compenseren voor kosten die ze maken? In dit artikel lees je meer over de betaling van kostenvergoedingen tijdens de coronacrisis.

Dit artikel is op 15 april geüpdatet.

Reiskostenvergoeding en corona

Als werkgever kun je de reiskosten van jouw werknemer vergoeden. Daarbij kun je ervoor kiezen om de werkelijke kosten op (declaratiebasis) onbelast te vergoeden, of om een onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer te betalen. Uiteraard mag ook een hogere vergoeding worden betaald, maar dan is dit belast of kost dit jou als werkgever vrije ruimte in de werkkostenregeling.

Vaste reiskostenvergoeding en corona

Veel werkgevers kiezen ervoor om maandelijks een vaste reiskostenvergoeding te betalen. Dit mag onbelast als de werknemer bij een vijfdaagse werkweek tenminste 128 dagen per jaar naar een vaste plaats van werkzaamheden reist. Als de werknemer vijf dagen per week op deze vaste plaats werkt, mag de vaste reiskostenvergoeding worden berekend  alsof hij 214 dagen naar deze vaste plek reist. Werkt de werknemer parttime? Dan geldt het aantal genoemde dagen (128 en 214) naar evenredigheid. Werkt jouw werknemer bijvoorbeeld 4 dagen per week op een vaste plaats? Dan mag je een voor de maandelijkse vaste reiskostenvergoeding uitgaan van 4/5 * 214 = 171 dagen als de werknemer op tenminste 102 dagen per jaar naar deze vaste werkplek reist.

Doorbetalen reiskostenvergoeding tijdens coronacrisis

Aan het uitbetalen van een vaste reiskostenvergoeding zijn wel extra eisen verbonden. Is een werknemer langdurig, dat wil zeggen meer dan zes weken, afwezig? Dan mag de onbelaste vaste reiskostenvergoeding normaal gesproken alleen nog de lopende maand en de daaropvolgende maand worden doorbetaald, maar daarna moet hij worden stopgezet.

Doordat door de corona-crisis veel werknemers thuis moeten werken, zou dit er toe leiden dat de onbelaste vast reiskostenvergoeding moet worden stopgezet. De staatssecretaris van Financiën vindt dit ongewenst en heeft daarom in een besluit van 14 april jl. goedgekeurd dat de onbelaste vaste reiskostenvergoeding in deze situatie mag worden doorbetaald. Als werkgever mag je voor deze periode blijven uitgaan van de aangenomen feiten waarop de vergoeding is gebaseerd.

Mogelijkheid voor andere kostenvergoedingen

Nu jouw werknemer voor langere tijd thuis werkt, maakt je werknemer wellicht ook andere kosten die onbelast vergoed zouden kunnen worden. Had je werknemer nog geen laptop of telefoon en heeft hij deze nu nodig om thuis zijn werk te kunnen verrichten? Dan kun je dit onbelast vergoeden of verstrekken. Ook mag je de kosten voor internet of telefoonabonnement vergoeden aan de werknemer, als hij dit nodig heeft voor zijn werk. Als wordt voldaan aan een thuiswerkplek in de zin van de arbo-wetgeving, mag je daarnaast ook zaken als een computerscherm, toetsenbord en bureaustoel vergoeden en/of verstrekken. Daarover lees je meer in dit artikel.

Heb je vragen?

Heb je vragen over de vaste kostenvergoedingen die je aan jouw werknemer betaalt of wil betalen? Neem dan gerust contact op met één van onze adviseurs. Wij helpen je graag verder.