Hoe verantwoord je de kosten van groot onderhoud?

4 september 2019

Er gaat in 2019 iets veranderen in de verwerking van de kosten van groot onderhoud in de jaarrekening van de BV.

Heeft je BV bezittingen (activa) waar periodiek groot onderhoud aan moet worden uitgevoerd? Lees dan verder.

Groot onderhoud

Groot onderhoud is periodiek onderhoud van enige omvang. Dit moet worden onderscheiden van (periodiek) storingsonderhoud dat in de regel een geringere omvang kent. De Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ) noemt in haar richtlijnen de volgende voorbeelden: periodieke inspectie, revisie en renovatie van een actief.

Verwerkingswijzen

Tot en met 2018 mochten BV’s kiezen uit drie verschillende verwerkingswijzen:

• Kosten activeren en afschrijven
• Kosten opnemen in een voorziening
• Kosten ineens verwerken ten laste van het resultaat in het jaar van onderhoud

Voor het opmaken van de jaarrekening volgen BV’s de externe verslaggevingsregels in het Burgerlijk Wetboek (Titel 9 BW2) en de richtlijnen van de RJ. De RJ heeft uitgevaardigd dat de verwerkingswijze ‘kosten groot onderhoud ineens ten laste van het resultaat’ niet meer toegestaan is met ingang van boekjaren 2019. De reden is dat de andere twee methoden tot een betere toerekening van de lasten leiden en daarmee tot een beter inzicht in het resultaat en het vermogen.

Wat houden deze methoden precies in? Aan de hand van een korte casus licht ik dit nader toe.

De BV koopt op 1 januari 2020 een bedrijfspand voor 2 miljoen euro. Het pand heeft een levensduur van 25 jaar met een restwaarde van nihil. Iedere 5 jaar vindt groot schilderwerk plaats. De kosten bedragen 200.000 euro. Iedere 10 jaren vindt revisie van de liften plaats. De kosten bedragen 300.000 euro.

Kosten opnemen in een voorziening

Als de BV voldoet aan de voorwaarden voor het mogen vormen van een voorziening, kan de BV zo’n voorziening vormen voor het schilderwerk en de revisie. Dit betekent dat jaarlijks al kosten worden verantwoord voor een toekomstige uitgave voor groot onderhoud. In deze casus doteert de BV in 2020 70.000 euro aan de voorziening groot onderhoud. Daarnaast schrijft de BV 80.000 euro af op het pand.

Kosten activeren en afschrijven

De BV kan er ook voor kiezen de kosten van groot onderhoud te activeren en af te schrijven. Deze kosten zijn een belangrijk bestanddeel van het actief. Daarom moet de BV deze kosten afzonderlijk afschrijven. Dit wordt de ‘componentenmethode’ genoemd. Bij aanschaf stelt de BV meteen een aantal componenten vast. Ook dit heeft de RJ gewijzigd ten opzichte van voorgaande jaren. Tot en met 2018 mochten dergelijke componenten ook ‘pas’ worden geactiveerd vanaf het moment dat groot onderhoud werd uitgevoerd.

In de casus verdeelt de BV direct bij aanschaf de kosten van 2 miljoen euro in drie componenten: schilderwerk, revisie en casco (restant). De BV activeert deze componenten en schrijft deze over de eigen looptijd af.

• Schilderwerk:    200.000 euro, af te schrijven in 5 jaar
• Revisie:            300.0000 euro, af te schrijven in 10 jaar
• Casco pand:     1,5 miljoen euro (2 miljoen minus overige componenten), af te schrijven in 25 jaar

De BV schrijft jaarlijks bij elkaar 130.000 euro af op de componenten van het pand.

Wat verandert er in de jaarrekening?

Verwerkte je BV in het verleden de kosten van groot onderhoud al volgens de componentenmethoden of via een voorziening? Dan verandert er niet zoveel. Bij de componentenmethode wordt op termijn een correctie in de boekwaarde verwerkt wegens de eerdergenoemde wijziging in deze methode.

Als de BV in het verleden de kosten van groot onderhoud ineens ten laste van het resultaat verwerkte, verandert er wel wat in de jaarrekening 2019. De BV moet een andere keuze maken. Dit betekent dat de BV een stelselwijziging doorvoert. Bij een stelselwijziging moet de BV nadere toelichtingen verschaffen. Indien de BV overstapt naar een voorziening groot onderhoud moet de BV tevens de (vergelijkende) cijfers aanpassen. Hierdoor presenteert de BV het vermogen en het resultaat als ware de voorziening ook in het verleden al was gevormd. Indien de BV de componentenmethode verkiest, hoeft de BV geen cijfers aan te passen.

Fiscaal

In de fiscaliteit verandert er niets. Daar zijn nog steeds alle drie de methoden toegestaan. Iedere verwerkingswijze kent haar specifieke fiscale gevolgen. Als de gehanteerde methode volgens de RJ-richtlijn afwijkt van de fiscaal gekozen methode, ontstaan er commercieel-fiscale verschillen.

Alfa adviseert je graag

Heb je te maken met groot onderhoud, dan verandert er mogelijk een en ander in de jaarrekening van je BV. Van belang is te weten hoe groot onderhoud in het verleden in de jaarrekening werd verwerkt en hoe het in de toekomst kan worden verwerkt. Het is belangrijk om inzichtelijk te krijgen wat het effect is voor de toekomstige jaarrekeningen. Tot slot speelt ook de fiscaliteit een rol. Om een goede keuze te maken tussen de toegestane methoden, helpt je Alfa adviseur je graag verder. Ook de jaarrekening zelf is soms toe aan een stukje groot onderhoud.