Juridische aandachtspunten in deze periode van lockdown

17 december 2020 | Door:  Jan Poppe

De winter lockdown met dichte deuren voor veel bedrijven en beperkte bezetting op kantoren, geeft ondernemers ook tijd om een aantal dingen te controleren.  

Persoonlijk

Wie neemt de zaken waar als de ondernemer uitvalt? Check je volmacht of levenstestament op het punt, wie leidt mijn bedrijf? Is er naast mij een andere persoon die als bestuurder bij de Kamer van Koophandel is ingeschreven? Heeft mijn echtgenoot/levenspartner de mogelijkheid om mijn privé-zaken te regelen? Is er een gezamenlijke rekening (en/of-rekening), waarop automatische stortingen plaatsvinden voor de kosten?

Afspraken

Afspraken met leveranciers, debiteuren en crediteuren vastleggen, en controleer of betalingstermijnen, boetebepalingen en waarborgen goed zijn vastgelegd. Daarnaast neem de regie bij vraaguitval/omzetdaling, oplopende voorraden door contact te leggen met afnemers, schuldeisers, en de huisbank.Looptijd, rente, borgstelling in privé, zijn belangrijke punten die meegenomen worden in een beslissing.

Tussen de verschillende vennootschappen (holding, werkmaatschappij, onroerend goed vennootschap) zijn er vaak diverse betalingen (geldstromen, overdragen van voorraad). Meestal zijn de afspraken neergelegd in een overeenkomst, zoals een rekening-courant.Blijkt ook uit de overeenkomst wat er gebeurt bij: het wegvallen van omzet, toename van omzet, betalingen worden opgeschort?

Juist nu kan alles wijzigen, waardoor afspraken en de tekst van de overeenkomst niet meer aansluit bij de realiteit.Belangrijk voor de onderneming en voor de bestuurder is dat de werkelijke gang van zaken vastligt in overeenkomsten.

Bij schommelingen in omzet (uitval van vraag of extra vraag), betalingen uitblijven zijn afspraken tussen de verschillende vennootschappen niet volledig. De bestuurder heeft de taak om juist die wijzigingen bij te houden. Zorg dat die afspraken, en aanvullingen op de overeenkomst, zijn vastgelegd en uit de administratie blijkt.

Huur

De huurverplichting blijft als de deuren (verplicht) dicht blijven. Het opschorten van huurbetaling, of aanpassing van de huurprijs aan de hand van de totale bezetting van het kantoor, kan niet zonder akkoord van de eigenaar. Bij geen akkoord geeft de rechter mogelijk de ruimte tot aanpassing van het huurcontract. Dit kan als overheidsmaatregelen -zoals lock down - betekent dat de deur van de winkel dicht moet.

Voor de rechter ligt dan de vraag of overheidsingrijpen overmacht is.Is er geen overmacht dan kan de rechter bepalen dat er sprake is van een onvoorziene omstandigheid. Twee mogelijkheden bij de rechter: overmacht of onvoorziene omstandigheden.Deze zal moeten afwegen of een lagere huur of opschorting van de huurbetaling, of ontbinding van de huurovereenkomst redelijk is.Invloed op de afweging door de rechter heeft de tegemoetkoming vanuit de overheid (subsidie/noodfonds/vaste lasten, etc.).Deze tegemoetkoming verlaagd de huuraanpassing. 

De verwachting is dat huurprijsaanpassing eerder te verwachten is voor de non-food sector (kleding, bouwmarkten, elektronica-zaken), dan voor de horeca. De horeca heeft bij de eerste lock down al afspraken kunnen maken met de verhuurder. Of de rechter ook voor deze zwaar getroffen groep de huur wil verlagen is op dit moment de vraag.

De vraag blijft kan en wil de verhuurder de huur aanpassen, of moet dit via de rechter worden gevraagd. Gebruik nu de periode om met de verhuurder in gesprek te gaan.

Aandeelhouders en jaarrekeningen

Samen ondernemen betekent ook samen vergaderen, samen besluiten. Bij meerdere aandeelhouders zal een fysieke vergadering moeilijk zijn. Covid-19 laat zien dat een vergadering live kan, en deze vorm van vergaderen mag, al staat dit niet in de statuten. Het bestuur kan het besluit nemen om elektronisch te vergaderen. Iedere aandeelhouder en bestuurder heeft het recht; om binnen een periode van 30 dagen voor de vergadering te stemmen, aanwezig te zijn in de elektronische vergadering of zich te laten vertegenwoordigen.

Kortom gesloten deuren betekent dat er veel geregeld moet worden, naast de dagelijkse beslissingen zoals regelingen met en voor het personeel.

Je regelt het samen met je adviseur in deze bijzondere tijd.