Kostenplaatsen, voor meer inzicht in je administratie

20 februari 2020 | Door:  Martin van den Brink

Als je zelf je boekhouding doet, boek je de uitgaven en inkomsten op verschillende grootboekrekeningen. Maar wist je dat je in de meeste boekhoudpakketten ook een nadere detaillering kunt aanbrengen in de financiële mutaties, naast het grootboeknummer? Dat kan bijvoorbeeld met kostenplaatsen. Ook iMuis kent die mogelijkheid. In dit artikel krijg je wat praktische toepassingen.

Wat is een kostenplaats?

Kostenplaatsen maken het mogelijk om meer inzicht te krijgen in je administratie zonder extra grootboeknummers aan te maken. Zo wordt het rekeningschema niet onnodig lang. Een voorbeeld: je hebt meerdere auto’s en je wilt op de grootboekrekening ‘Brandstoffen’ de brandstof per kenteken kunnen zien. Je maakt dan een paar kostenplaatsen aan met als omschrijving bijvoorbeeld het kenteken.

Uiteraard kan dit ook voor andere autokosten. Je hebt dan op een vrij makkelijke manier direct inzicht in de kosten per auto. In de kolommenbalans staat dan het totaal aan brandstoffen en via een aparte rapportage kan je de autokosten per auto zien. In de praktijk wordt dit regelmatig toegepast.

Inzicht in het resultaat per vestiging of activiteit

Heb je meerdere vestigingen of doe je verschillende activiteiten? Ook dan kun je de kosten en opbrengsten eenvoudig splitsen via kostenplaatsen, zodat je ziet wat je verdient per vestiging of activiteit. Heb je personeel, dan kun je naast de loonjournaalpost ook nog een maandelijkse boeking maken om de kosten per medewerker inzichtelijk te krijgen. De kostenplaatsen zijn dan de namen van de medewerkers. Bestaat je omzet uit uren x tarief per medewerker, dan heb je met kostenplaatsen de opbrengsten en kosten per medewerker in beeld.

Kostenplaatsen inzetten als controlemiddel

In de praktijk zie je ook vaak dat op de grootboekrekening ‘Netto-lonen’ het netto-loon per medewerker wordt geboekt middels kostenplaatsen. Dat is vooral handig als je veel werkt met voorschotten en inhoudingen en meerdere personeelsleden hebt. Je ziet dan snel wat je hebt uitbetaald en aan wie. Als je dat vergelijkt met de loonstroken, zijn verschillen snel geanalyseerd.

Projectadministratie met kostenplaatsen, doen!

Een boekhoudpakket met een volledige projectadministratie is niet goedkoop, maar je kunt ook middels kostenplaatsen een soort projectadministratie voeren. Je boekt gewoon alle opbrengsten en kosten per project op aparte kostenplaatsen. Vervolgens kun je dit vergelijken met je voorcalculatie/offerte en weet je hoe goed je hebt gecalculeerd. Als je dit een tijdje doet, ga je steeds beter calculeren en maak je meer winst. Natuurlijk kun je dit ook doen op de achterkant van een bierviltje, maar dan kun je ook makkelijk wat vergeten. En wanneer doe je dat dan? Via de financiële administratie mis je niets. Mijn collega’s gaan in volgende artikelen uitgebreid in op het voeren van een projectadministratie.

Niet alleen bedragen, ook aantallen

Naast het inboeken van de bedragen kun je in een aantal boekhoudpakketten ook aantallen invoeren. Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld wilt weten wat bij de omzet het aantal gefactureerde uren is geweest. Je weet dan ook meteen het gemiddeld uurtarief. Belast je kilometers door, dan voer je de kilometers in. Zo zijn er nog wel meer toepassingen te bedenken die leiden tot meer inzicht in je administratie. En inzicht leidt meestal tot verbetering van het resultaat.

Vraag het Alfa

Wil je meer informatie over werken met kostenplaatsen of heb je hulp nodig bij het inrichten daarvan? Neem dan contact op met je klantbeheerder bij Alfa.