Reiskostenvergoeding mag opnieuw doorlopen tot 1 januari 2022

In het voorjaar van 2020 keurde de staatssecretaris van Financiën goed dat vaste reiskostenvergoedingen onbelast blijven doorlopen. Ook al hebben deze betrekking op werkdagen die werknemers thuis doorbrengen vanwege de coronamaatregelen die sinds maart 2020 van kracht zijn. De goedkeuring voor de reiskostenvergoeding is opnieuw verlengd en wel tot 1 januari 2022. Voor de vaste kostenvergoeding geldt deze goedkeuring sinds januari 2021 niet meer. Wel heb je als werkgever de mogelijkheid om, onder voorwaarden, bepaalde thuiswerk gerelateerde kosten onbelast te vergoeden.    

Voor veel werknemers leidden de maatregelen rondom de coronacrisis van maart 2020 tot een verandering van hun reispatroon. Door toenemend thuiswerken namen de kilometers voor woon/werkverkeer aanzienlijk af en daarmee de feitelijke reiskosten. Die verandering kon met zich meebrengen dat je als werkgever de vaste reiskostenvergoeding moest aanpassen of geheel of gedeeltelijk tot het loon moest rekenen.  

Vaste vergoeding woon/werkverkeer tot 1 januari 2022  

Dit vond de overheid niet doelmatig en ongewenst. Daarom hoeven werkgevers –indien werknemers een vaste reiskostenvergoeding ontvangen en nu (bijna) volledig thuiswerken – de vaste reiskostenvergoeding niet aan te passen en mag je als werkgever blijven uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding gebaseerd was vóór 13 maart 2020 (mits ook toegekend voor 13 maart 2020).  In eerste instantie zou deze coulanceregeling gelden tot 1 januari 2021, maar na eerdere verlengingen tot 1 april, 1 juli 2021 en 1 oktober 2021, mogen vaste reiskostenvergoedingen nu opnieuw doorlopen en wel tot 1 januari 2022. 

Andere kostenvergoedingen en thuiswerkvergoeding  

De overheid heeft deze verlenging van de goedkeuring niet gegeven voor andere vaste vergoedingen. Dit betekent dat vaste vergoedingen voor andere kosten vanaf 1 januari 2021 tegen het licht gehouden moeten worden. Krijgen werknemers een vaste vergoeding, maar werken zij vanwege corona nu grotendeels of volledig thuis? Dan is het doorbetalen van een kostenvergoeding vanaf 2021 niet meer zomaar mogelijk en dient deze zo nodig aangepast te worden. De basis van de kostenvergoeding dient te worden onderbouwd. De werkgever en werknemer houden gedurende een periode van een aantal maanden bij welke kosten de werknemer maakt en stellen vervolgens het vaste bedrag bij of de kostenvergoeding wordt aangewezen als eindheffingsloon in de zin van de werkkostenregeling.   

Voor thuiswerkgerelateerde kosten is het, onder voorwaarden, mogelijk om deze onbelast te vergoeden, denk aan arbovoorzieningen en ICT-middelen.   

Het kabinet onderzoekt de mogelijkheden van een aanvullende regeling waarbinnen het voor de werkgever mogelijk wordt om onbelast andere thuiswerkkosten te vergoeden. Een van de inmiddels aangekondigde maatregelen in het Belastingplan 2022 is een gerichte vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding.  

Vragen?  

Heb je vragen over de reiskostenvergoeding of een thuiswerkvergoeding? Neem dan contact op met een adviseur van Salaris en Personeel. Een afspraak is zó gemaakt bij één van de Vestigingen.