Tips voor werkgevers die hun medewerkers thuis laten werken

23 maart 2020

De afgelopen jaren is thuiswerken steeds meer ingeburgerd. Veel mensen werken bijvoorbeeld thuis als zij nog zaken moeten afmaken, voorbereiden of verder uitwerken. Door het coronavirus is thuiswerken nu in veel gevallen verplicht. Wat kun je als werkgever doen om jouw werknemers bij het thuiswerken te faciliteren?

Naast arbotechnische vereisten spelen ook praktische zaken: wat wordt er vergoed van werkgeverszijde, wat is fiscaal aftrekbaar, wat mag ik van mijn werknemers verwachten? Kortom, vragen en zaken waarop je graag antwoord hebt om het noodgedwongen thuiswerken zo goed mogelijk te regelen.

Regelgeving

Zet je als werkgever thuiswerken in als onderdeel van jouw bedrijfsorganisatie? Dan moet je er op basis van de arbowetgeving voor zorgen dat de thuiswerkplek net zo goed is ingericht als de werkplek op het bedrijf of kantoor. Je kunt dan onder andere denken aan:

• Is thuiswerken geschikt voor de desbetreffende functie of slechts deels?
• Is er een geschikte werkruimte in huis?
• Zijn er voldoende technische en ergonomische middelen om veilig en gezond te kunnen thuiswerken? Denk hierbij aan computer(programma's) en bureaustoel die voldoet aan de arbonormen.
• Hoe is de bereikbaarheid van en communicatie tussen werknemers geregeld?
• Hoe kunnen duidelijke afspraken worden gemaakt over productiviteit en planning? 

Om na te gaan of een thuiswerkplek van een werknemer langdurig geschikt is, kun je je werknemer een korte checklist laten invullen. Met name is het belangrijk om werknemers te informeren over de eisen die worden gesteld aan een ergonomische werkplek. Die eisen zijn ook bedoeld om het thuiswerken zo nodig langere tijd vol te houden en daarvan dus geen rug- of andere gezondheidsklachten te krijgen.

Fiscale mogelijkheden

Er zijn meerdere mogelijkheden om thuiswerken fiscaal vriendelijk te faciliteren. Dit is mogelijk via de werkkostenregeling in de loonbelasting: als werkgever mag je 1,2% (en in 2020 tot een jaarloonsom van € 400.000: 1,7%) van de fiscale loonsom onbelast aan je werknemers vergoeden. Dit heet de vrije ruimte. Daarnaast zijn bepaalde zaken ‘gericht vrijgesteld’, zodat dit niet ten koste gaat van die vrije ruimte.

Zo kun je via de werkkostenregeling als werkgever onbelast een laptop en/of telefoon vergoeden of verstrekken aan je werknemer, zonder dat dit vrije ruimte kost. Hiervoor is het wel belangrijk dat deze apparatuur noodzakelijk is voor de functie. Heeft je werknemer een internet- en/of telefoonabonnement nodig om werkzaamheden goed te kunnen uitoefenen? Ook dit mag je als werkgever onbelast aan je werknemer vergoeden of verstrekken, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte.

Ook voorzieningen kun je onbelast aan jouw werknemer verstrekken of vergoeden om de thuiswerkplek zo goed mogelijk in te richten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een monitor, een toetsenbord of een muis. Als sprake is van een thuiswerkplek in de zin van de arbowetgeving, is dit gericht vrijgesteld. Dit kost jou als werkgever geen vrije ruimte in de werkkostenregeling. Hetzelfde geldt voor zaken die worden vergoed en verstrekt en die (nagenoeg) geheel zakelijk worden gebruikt.

Coronavirus: de praktijk

Nu lopen we wegens het coronavirus massaal tegen het feit aan dat de overheid dringend adviseert om op grote schaal te gaan thuiswerken. Iedereen onderkent het belang hiervan. Afgemeten aan de drukte op de weg (of eigenlijk het ontbreken ervan) wordt hieraan ook in grote getale gehoor gegeven.

Het thuiswerken op deze grote schaal kan in korte tijd niet worden gefaciliteerd zoals is voorgeschreven in de arbowetgeving. Wat kun je als werkgever dan wel doen om in elk geval zoveel mogelijk aan de normen te voldoen?

Thuiswerken in coronacrisistijd

Vooropgesteld geldt de verplichting van goed werkgeverschap om de veiligheid en de gezondheid van je werknemers te waarborgen. Dat geldt zowel in het bedrijf als wanneer thuis wordt gewerkt, zeker onder de huidige omstandigheden. Je kunt dan denken aan:

• Grotere of meerdere monitoren beschikbaar stellen, desnoods door beeldschermen vanuit het bedrijf te laten meenemen. Is het dan nog steeds geen thuiswerkplek in de zin van de arbowetgeving? Dan kun je ervoor kiezen dit via de vrije ruimte in de werkkostenregeling onbelast aan je werknemer te verstrekken of vergoeden.
• Begeleiden van werknemers om het beste thuis kunnen werken qua omstandigheden zoals zitplaats, bureau of tafel, ruimte en dergelijke.
• Afspraken maken over verplichte pauzes en rusttijden en de werktijden in het algemeen, aandacht voor de werk/privé-balans.
• Faciliteren van overleg op afstand, bijvoorbeeld door middel van videoconference of gewoon via de telefoon.
• Regelmatig checken bij medewerkers of zij zich hieraan houden en doorvragen op de problemen die zij eventueel ervaren bij het thuiswerken. Voorkomen is beter dan genezen.

Kan het ook structureel, thuiswerken?

We kunnen niet inschatten hoe lang deze situatie gaat duren. Wel is duidelijk dat we thuis moeten werken om verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Dit moet vooral de kwetsbare groepen in onze samenleving zo goed mogelijk beschermen. We gaan ervan uit dat op enig moment het dagelijks leven zich weer herstelt, waarmee ook mensen weer op het bedrijf of kantoor kunnen komen.

Alfa helpt je graag verder!

Wellicht ben je nu al of na verloop van tijd van mening dat thuiswerken ook meer structureel iets voor jouw organisatie zou kunnen zijn. Wil je dit correct regelen, dan helpen we je daar graag bij.
Zeker nu al denken we actief met je mee. Bel of mail ons gerust.