Weet je zeker dat je de kasadministratie op orde hebt?

18 juli 2019

Ontvang je als ondernemer veel contant geld van klanten? Dan verdient je kasadministratie zeker aandacht. Het is al een hele uitdaging om het geld veilig op de bankrekening te krijgen. Maar hoe verwerk je alles makkelijk en snel in de kasadministratie? En waar moet je eigenlijk op letten?

Verplichtingen

Als ondernemer ben je verplicht een administratie bij te houden en te bewaren. Die administratie mag digitaal worden bewaard. Alle gegevens die je vastlegt op papier of in digitale vorm horen bij de administratie. Dit zijn bijvoorbeeld je ontvangen facturen en banktransacties, maar ook agenda’s en controleberekeningen. Dit laatste wordt vaak onderschat door ondernemers.

Je bent vrij om te kiezen hoe je de administratie inricht. Maar de Belastingdienst stelt hier wel grenzen en voorwaarden aan. Vraag je Alfa adviseur gerust eens naar de mogelijkheden. In het geval van contant geldverkeer is een kassa een belangrijk middel om verkooptransacties vast te leggen.

Kassasysteem

Zorg voor een goed kassasysteem als veel van je klanten contant betalen. Dit is een forse investering, maar een goed systeem kan tijd besparen en is ook veiliger. Nieuwe systemen zijn steeds verdergaand geautomatiseerd. Dit levert meer inzicht op in de dagelijkse omzetten en bijvoorbeeld ook de bezettingsgraad. Betaalt een afnemer meer dan 10.000 euro contant? Let dan op de verplichtingen in het kader van de Wwft, de wet ter voorkoming van witwassen en het financieren van terrorisme.

Je kunt veel tijdwinst behalen door een goede koppeling tussen het kassasysteem en de financiële boekhouding. Door middel van een kassakoppeling kan de kasadministratie volledig geautomatiseerd worden verwerkt in de boekhouding.

Eisen aan het kassasysteem

Leveranciers van kassasystemen hebben het keurmerk betrouwbare afrekensystemen ontwikkeld.
Een kassa met dit keurmerk staat voor betrouwbaarheid, veiligheid en continuïteit. Let hierop bij de aanschaf van een kassasysteem. 
De Belastingdienst stelt de volgende eisen aan een kasadministratie:

• Je bewaart alle transactiegegevens
• Je kunt de transactiegegevens reproduceren
• De transactiegegevens zijn controleerbaar
• Je hebt geen inzicht in de instellingen van je kassasysteem
• Je beveiligt de transactiegegevens
• De gegevens zijn aan te leveren bij controles

Neem voor meer informatie een kijkje in de brochure die de Belastingdienst hierover heeft geschreven. 

Kassaldo

Doe regelmatig een kascontrole. Sluit bij een kascontrole het saldo van de administratie aan op het werkelijke kassaldo. Als je hierbij verschillen constateert, leg dit dan goed vast. Bij een eventuele controle van de fiscus is dit een indicatie van de kwaliteit van de administratie. In de nieuwe kassasystemen kunnen vrijwel alle contante transacties (omzet, kosten, afstortingen) worden geadministreerd. Richt je processen hierop in. Dit kan veel tijd besparen.

Vraag het Alfa

Wil je hulp bij het inrichten van je kasadministratie of eens checken of er winst te behalen is? Neem contact op met je Alfa adviseur.