Zo kun je het vakantiegeld later of gespreid betalen (update)

23 april 2020 | Door:  Edwin Timmermans

Het kabinet heeft uitgebreide financiële steunmaatregelen aangekondigd voor het bedrijfsleven. Ondertussen hebben ondernemers vragen over de uitbetaling van het voor de medewerkers gereserveerde vakantiegeld. Dat wordt vaak in mei of juni uitbetaald. Met je personeel kun je afspraken maken om de uitbetaling uit te stellen of over meerdere maanden te verspreiden.

Dit artikel is op 23 april geüpdatet. 

Voor je personeel reserveer je het vakantiegeld maandelijks. Je moet het geld wettelijk ten minste eenmaal per kalenderjaar uitbetalen, uiterlijk in juni. Je kunt vakantiegeld op een ander moment uitbetalen, maar daarvoor is een schriftelijke overeenkomst nodig.

Oproepkrachten ontvangen het vakantiegeld vaak al meteen met het maandsalaris. De hierna volgende informatie is dan ook alleen voor hen van toepassing als het vakantiegeld wordt gereserveerd óf niet maandelijks wordt uitbetaald.

Onderdeel van de arbeidsovereenkomst

Je afspraak over het moment van uitbetalen van het vakantiegeld kan onderdeel zijn van de arbeidsovereenkomst, doordat het is geregeld in een cao. In bijvoorbeeld het beroepsgoederenvervoer geldt de maand mei als uitbetaal-maand en in bepaalde gevallen mag het in 2 termijnen betaald worden: een deel in mei en een deel in november. In andere cao’s kan de uitbetaal-maand vastgesteld zijn op juni.Indien geen cao van toepassing is, is de uitbetalingsmaand van het vakantiegeld vaak geregeld in de arbeidsovereenkomst.

Niet eenzijdig

Op zich is het een heel begrijpelijke behoefte om wegens de coronacrisis anders om te gaan met de uitbetaling van het vakantiegeld. Maar dit betekent ook een wijziging van de individuele arbeidsovereenkomst. Daardoor kun je niet eenzijdig bepalen dat je het vakantiegeld op een ander moment uitbetaalt, of bijvoorbeeld uitgesteld of verspreid over meerdere maanden. Je zult met andere woorden van elke medewerker individuele (en liefst schriftelijke) instemming moeten vragen en krijgen voor een andere wijze van uitbetaling.

Wijzigingsbeding

Heb je een zogeheten eenzijdig wijzigingsbeding opgenomen in de arbeidsovereenkomst? Ook dan kun je er niet zomaar van uitgaan dat je de vakantiegeldafspraak zonder instemming van je werknemer mag wijzigen. In het kader van dat beding moet jouw werkgeversbelang namelijk zwaarder wegen dan dat van de werknemer. Dat wordt door rechters slechts in heel uitzonderlijke gevallen aangenomen. Mogelijk is de coronacrisis zo’n uitzonderlijke situatie. Toch hebben rechters ook in vorige crisistijden aan werkgevers vaak geen toestemming gegeven om het wijzigingsbeding in te roepen.

Geen cao of (geen afspraak in) schriftelijk contract

De vereiste individuele werknemersinstemming geldt ook als er geen schriftelijk contract is of daarin niets is opgenomen over het vakantiegeld. Betaalde je het vakantiegeld altijd ineens uit op basis van een vast patroon (bijvoorbeeld in de maand mei)? Dan kan je werknemer na verloop van tijd claimen dat de afspraak is ontstaan dat het wordt uitbetaald in (bijvoorbeeld) mei. Afwijking hiervan in verband met corona is net zo goed een wijziging van de arbeidsovereenkomst. Bij kortdurende dienstverbanden is die afspraak minder hard. Je doet er echter nog steeds goed aan om met je personeel in overleg te treden om wegens corona het vakantiegeld anders uit te betalen.

Vastlegging

Stel, je hebt met je personeel afgestemd en afgesproken hoe je dit jaar het vakantiegeld uitbetaalt, afwijkend aan andere jaren. Dan is het verstandig om dit schriftelijk vast te leggen. Dat doe je het beste middels een aanvulling (ook wel addendum genoemd) op de arbeidsovereenkomst. Een eenzijdig briefje hierover aan je personeel is dus onvoldoende. Dat is ook onverstandig, omdat je je weliswaar mogelijk eenmalige maar toch nieuwe afspraak niet kunt bewijzen als je werknemer die betwist.

Andere uitbetalingen

Overigens geldt het bovenstaande ook voor bijvoorbeeld winstuitkeringen. Die worden vaak verschuldigd na vaststelling van de jaarcijfers of rond de maand juni. Let op: de minister acht het onverenigbaar met de uitgangspunten en spelregels van de NOW-regeling dat je dergelijke uitkeringen doet als je een beroep doet op die regeling. Dit geldt ook voor het uitkeren van bijvoorbeeld dividenden.

Fiscaal

Als je vanwege corona het vakantiegeld later uitbetaalt, is het fiscaal van belang dit goed te regelen. Doe je dit niet, dan kan het vakantiegeld al belast zijn voordat je het uitbetaalt. En dat wil je niet.

Op basis van de fiscale wetgeving moet loon namelijk worden belast op het moment dat het wordt genoten. Van dit ‘genietingstijdstip’ is niet alleen sprake op het moment waarop het loon daadwerkelijk wordt betaald, maar bijvoorbeeld ook als het vorderbaar en inbaar wordt:

• Vorderbaar betekent dat de werknemer het loon onmiddellijk krijgt uitbetaald als hij je daarom vraagt.
• Met inbaar wordt bedoeld dat je ook de wil en het betalingsvermogen hebt om het loon direct uit te betalen als daarom wordt verzocht.

Hoe voorkom je voortijdige belasting?

Wil je als werkgever voorkomen dat het vakantiegeld wordt belast voordat het daadwerkelijk wordt betaald? Dan is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het vakantiegeld nog niet vorderbaar en inbaar is. Om die reden is het verstandig om schriftelijk met je werknemer overeen te komen dat het vakantiegeld later of verdeeld over verschillende maanden wordt uitbetaald. Gaat hij daarmee akkoord, dan kan hij het geld namelijk niet op een eerder tijdstip vorderen. Dan zal het dus ook nog niet belast zijn. Regel dit dus wel voordat je het vakantiegeld normaal gesproken uitbetaalt!