Het starten van je eigen onderneming: het opzetten en bewaren van je administratie

14 april 2021 | Door:  Erwin Beldman

Een noodzakelijk onderdeel van het ondernemen is de (financiële) administratie. Voor de een is het geen probleem, voor de ander iets wat hij/zij het liefst ver van zich afhoudt.

Vandaag behandelen we het opzetten en bewaren van je administratie.

Waar dient het bewaren van de administratie voor?

Met het verwerken en bewaren van je (financiële) administratie zorg je er als ondernemer voor dat je weet wat er speelt in je onderneming. Je bent daarmee ook in staat overzicht te houden en mogelijk in te spelen op nieuwe trends en ontwikkelingen. Start met het verwerken en bewaren op het moment dat je begint met het starten van je onderneming. Dit kan dus een (lange) tijd voor de feitelijke inschrijving bij de Kamer van Koophandel liggen! Op die manier wordt het ook een basisonderdeel van je ondernemerschap.

Bewaartermijn

De bewaartermijn is 7 jaar voor de zogenoemde basisgegevens. Denk daarbij aan grootboek en debiteuren- en crediteurenadministratie. Maar ook voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie en loonadministratie. Er is een uitzondering als je bijvoorbeeld een onroerende zaak gekocht hebt; voor die documenten geldt een bewaartermijn van
10 jaar.

Moet dat op papier?

In principe geldt dat de financiële administratie de stukken bevat in de vorm waarin deze door jou als ondernemer ontvangen zijn. Is het op papier, dan moet dat betreffende document in die vorm bewaard worden. Is het een .PDF document dan in een digitale omgeving.
Het is mogelijk om hierover afspraken te maken met de Belastingdienst om bijvoorbeeld alleen een digitale administratie bij te houden, waarbij je de papieren documenten overzet als scan naar de digitale omgeving.

Administratie op papier

Ben je een ondernemer die de voorkeur heeft om de administratie op papier te bewaren? Start in dat geval met het aanleggen van een aantal ordners om de stukken gestructureerd in te bewaren. Denk daarbij aan ordners voor:

• onbetaalde kostenfacturen. Een optie is om de inkoopfacturen in 1 map te doen en de onbetaalde facturen voorin de map vast te leggen.
• betaalde kostenfacturen. Leg deze gesorteerd vast op A-Z en per tabblad op naam en vervolgens op datum.
• onbetaalde verkoopfacturen. Een optie is om de verkoopfacturen in 1 map te doen en de onbetaalde facturen voorin de map vast te leggen.
• betaalde verkoopfacturen. Leg deze ook gesorteerd vast op A-Z en per tabblad op naam en vervolgens op datum.
• bankafschriften
• belastingdienst; voor alle correspondentie vanuit de Belastingdienst
• contracten, overeenkomsten en overige juridische documentatie

Administratie digitaal

Voor de digitale administratie raad ik een soortgelijke mappenstructuur aan.
Denk daarbij aan:

• mapje voor het betreffende boekjaar; onderverdeeld in bijvoorbeeld: kostenfacturen, verkoopfacturen, documentatie over (lopende) orders/opdrachten.
• mapje Belastingdienst. Maak hierin submapjes aan per belastingsoort. Denk daarbij bijvoorbeeld aan omzetbelasting, loonbelasting en inkomstenbelasting.
• mapje Permanent. Daarin kan je documenten kwijt die gerelateerd zijn aan contracten, overeenkomsten en overige juridische documentatie.

Boekhoudprogramma

Afhankelijk van de wijze waarop jij je financiële administratie bijhoudt; dien je hier zelf ook maatregelen in te nemen. Indien het in een Exceldocument is, kan deze eenvoudig in een mapje op je computer bij het betreffende boekjaar bewaard worden. Indien het in een online omgeving is, dan is het belangrijk af en toe stukken daarvan lokaal op te slaan. De aanbieder van het boekhoudprogramma dient zelf ook jouw administratie voor 7 jaar te bewaren. Belangrijk om te weten: de bewaarplicht van de financiële administratie heeft ook betrekking op computerprogramma’s en aanverwante bestanden.
Indien je je administratie in een computerprogramma verwerkt, is het goed om te weten wat de fiscus vereist. Dat is dat je binnen een redelijke tijd de betreffende gegevens kan (re)produceren en leesbaar kan maken voor een (boeken)controle.

Back-up

Of je nu kiest voor het bewaren van de administratie in fysieke vorm of in digitale vorm: neem maatregelen om ervoor te zorgen dat de boekhouding niet verloren gaat bij een calamiteit. In fysieke vorm zijn de dreigingen vaak eenvoudig. Brand- of waterschade kan een fysieke administratie ernstig beschadigen. Dit geldt ook voor een digitale administratie waar naast brand- of waterschade, ook bedreigingen kunnen komen door een computer die crasht of doordat er per abuis ransomeware of andere malware op de computer geïnstalleerd wordt waardoor deze daarna permanent onbruikbaar kan raken. Maak daarom van tijd tot tijd back-ups van je computer op bijvoorbeeld een externe SSD-schijf. Ook als je je administratie in een Cloud omgeving bewaart. Ransomeware is namelijk in staat om, naast de bestanden op je computer, ook de bestanden in de Cloud te versleutelen als deze software ‘zijn gang kan gaan’ op je computer. Een antivirusscanner mét malware detectie zoals Bitdefender wordt daarom aanbevolen. Ongeacht het besturingssysteem dat je gebruikt!

Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem dan contact met mij op.