Efficiënt en gemakkelijk boekhouden (1): bankmutaties inlezen en koppelen met betalingen via betaalbatches

23 september 2020 | Door:  Ludo Simons

Op dit moment is er veel gaande in de markt omtrent Revised Payment Services Directive of PSD2. PSD2 is de nieuwe Europese richtlijn voor het betalingsverkeer van consumenten en bedrijven. Door deze richtlijn wordt online betalen makkelijker, veiliger en sneller. De toekomst is dat de bankmutaties realtime verwerkt zullen worden in boekhoudsystemen. Enkele grote bedrijven hebben dit al kunnen inrichten. Wat zijn de mogelijkheden voor jou als mkb-ondernemer?

Wanneer je zelf nog handmatig de bank inboekt, ben je meer tijd kwijt met de verwerking. Ook gelet op de ICT-ontwikkelingen dien jij je overigens een nieuwe werkwijze van het verwerken van de administratie eigen te maken. Door gebruik te maken van “geïmporteerde afschriften” werk je efficiënter en verklein je ook nog de kans op invoerfouten.

De meeste tijd die ondernemers of hun administrateur verliezen, ontstaat bij het overtypen van de betalingskenmerken, factuurnummers en bankrekeningnummers bij de betaling van inkoopfacturen.

Door gebruik te maken van een boekhoudkoppeling met betaalbatch kun je met een SEPA betaalbestand de betalingen in één keer klaarzetten.

Meer gemak en tijdwinst door het automatisch inlezen van bankmutaties

De techniek van vandaag kan het bankafschrift tot eergisteren automatisch laten inlezen in het boekhoudsysteem. Voordeel is dat de bankmutaties automatisch geïmporteerd worden waardoor er al verwerkingsvoorstellen met autocodes worden aangemaakt. Hierdoor leren we het boekhoudpakket aan hoe een transactie verwerkt moet worden en is de administratie tot eergisteren bijgewerkt. Er zal dus momenteel (september 2020) een vertraging van één dag zijn omdat de bankinstelling waarjij bankiert een dagafschrift genereert en afsluit.

Rekening houdend met deze vertraging kan het gebruik van “automatisch inlezen van de bankmutaties”  leiden tot meer gemak en tijdwinst.

De grootste tijdwinst ontstaat wanneer je de bankkoppeling koppelt met het betalen van jouw inkoopfacturen door middel van een betaalbatch. Hierdoor selecteer je de geboekte inkoopfacturen en voeg je ze samen in één betaalbestand. Kortom, alle inkoopfacturen worden dan in één keer betaald middels een paar kliks naar de bank. Na het klaarzetten van de betalingen worden deze automatisch gekoppeld aan de inkoopfactuur en wordt de bankafschrijving daarna automatisch verwerkt.

Ondersteuning stap voor stap

Bij Alfa maak ik als assistent-accountant het liefst bankkoppelingen aan in combinatie met gebruikmaking van betaalbatches.  Ik kan je daarbij op afstand helpen, mocht je vastlopen met de implementatie. Desgewenst kan ik op afstand en met jouw (tijdelijke) toestemming het scherm van jou als klant overnemen. Stap voor stap loods ik je door het inrichtingsproces heen. Wanneer je behoefte heeft aan extra uitleg of begeleiding, is dit uiteraard ook mogelijk.

Wil jij gemakkelijker boekhouden met toepassing van de huidige mogelijkheden?

Neem gerust contact met mij op en dan kijken we samen naar een voor jou passende oplossing.