De administratie digitaliseren? Alfa regelt het voor je!

18 mei 2020 | Door:  Rutger van den Noort

Zo makkelijk als een ondernemer alles met z’n smartphone regelt, zoveel moeite heeft hij of zij vaak met het digitaliseren van de administratie. En dat terwijl die digitale boekhouding heel veel voordeel oplevert. “Als ondernemer krijg je meer rust en inzicht”, zegt Rutger van den Noort van Alfa Bleiswijk. Als financieel/IT-adviseur bij Alfa staat hij bedrijven bij om de transitie te maken van - ook nu soms nog - de schoenendoos naar helemaal digitaal de cijfers verwerken.

“Veel ondernemers weten wel dat er veel meer mogelijkheden zijn als je de boekhouding digitaliseert. Maar ze hebben geen idee hoe ze het moeten aanpakken. Dan gaan ze pionieren: een boekhoudpakket kopen en denken dat ze klaar zijn. Maar je merkt vaak pas hoe belangrijk begeleiding is, als je een jaar aan het worstelen bent met dat pakket en nog steeds niet staat waar je wilt staan. Ik kijk waar het spaak loopt, hoe die ondernemer zijn administratie efficiënter kan inrichten.”

Waar een bedrijf op veel andere terreinen vertrouwt op de automatisering, is dat in de boekhouding nog niet zo. “Ik snap dat wel”, zegt Rutger. “Voor veel ondernemers is die hele boekhouding geen pretje. Vaak brengen ze nog steeds een ordner vol papieren naar ons toe die wij vervolgens inboeken. Andere bedrijven hebben de traditionele schoenendoos al wel gedigitaliseerd, maar blijft het bij het sturen van een digitaal postvak. Ook het printen van facturen gebeurt nog heel veel om die daarna te accorderen en te archiveren. Terwijl dat in elk boekhoudpakket mooi geregeld is.”

Tachtig procent gedragsverandering

Als financieel en IT-adviseur adviseert Rutger hoe het slimmer kan. Maar die ondernemer heeft toch ook zijn eigen IT-adviseur? Hij knikt. “Die IT’er heeft zeker verstand van de techniek. Maar in de regel is digitaliseren twintig procent techniek en tachtig procent gedragsverandering. Je moet een klant ander gedrag aanleren. En het voordeel van Alfa is ook dat wij verstand hebben van de administratie. Een IT-specialist is toch minder vertrouwd met alle ins en outs van een kolommenbalans of een grootboek. Of kan minder snel constateren dat het slim is om de interne beheersing om te gooien. Ik heb veel ervaring opgedaan met IT maar ik ben ook assistent accountant. Misschien ben je bij Alfa iets meer begeleidingsuren kwijt. Maar dat verdien je later terug in tijd en in minder frustratie. Dat geeft je rust en inzicht in je administratie.”

Bestaande boekhoudpakket gebruiken

Ondernemers die willen digitaliseren, kunnen gewoon gebruik blijven maken van hun bestaande boekhoudpakket. In veel gevallen is dat Exact, AccountView, iMuis of Twinfield. Rutger: “Soms adviseren we om extra modules te gebruiken. En in een enkel geval is het verstandiger om een heel nieuw pakket aan te schaffen.” Voor de implementatie werkt hij met een stappenplan. “Ik begin met een inventariserend gesprek. Wat wil je graag? Ook schat ik de veranderkracht van een organisatie in. Aan de hand daarvan, en op basis van de grootte van de administratie, maak ik met de ondernemer een implementatieplan op maat. Daarna zijn er regelmatig nog contactmomenten om de voortgang te monitoren en eventuele vragen te beantwoorden.”

Door de stap-voor-stap-aanpak kan iedere ondernemer ‘digitaliseren’, zegt Rutger. “Een bedrijf kan bijvoorbeeld eerst starten met het maken van verkoopfacturen, wij verwerken dan nog de inkoopfacturen en de bankafschriften. Is het bedrijf toe aan de volgende stap, dan kunnen we een goed ingerichte administratie overdragen. Belangrijk in elke fase van het proces is aandacht: aandacht voor de onderneming, voor de ondernemer en voor de medewerkers die digitaal gaan werken.”

Financieel dashboard

Ongeacht het bedrijf waar hij over de vloer komt is de uitkomst altijd dezelfde: “Ondernemers krijgen meer rust. Ze krijgen meer inzicht. En als de basis goed is, dan kun je aan de toekomst gaan denken en een financieel dashboard inrichten. Wij maken daarvoor gebruik van het Alfa Management Paneel. Daarop kun je je administratie heel actueel gaan monitoren. Daarmee kun je ook prognoses opstellen. Dat is altijd belangrijk, maar zeker in een tijd als deze waarin je als ondernemer heel snel moet schakelen. En het voordeel van een digitale administratie is ook dat je als accountant op afstand kunt meekijken. Ook dat is nu van belang.”