De boekhouding digitaliseren? Kies voor de toegevoegde waarde van Alfa

6 juni 2023 | Door:  Rutger van den Noort

“Ik schrik er weleens van hoe ongedigitaliseerd klanten zijn. Er gaat veel tijd zitten in de registratie van eenvoudige boekhoudtransacties. Dat is niet alleen zonde van de tijd, het vergroot ook de kans op fouten en het geeft je geen energie.” Zo, IT-adviseur Rutger van den Noort van Alfa windt er geen doekjes om. En hij kan het weten: Rutger begeleidt Alfa-klanten bij de overstap naar een digitale boekhouding. Die begeleiding verschilt van keer tot keer. Maar de uitkomst is elke keer dezelfde, weet hij. “Je hebt meer inzicht, het bespaart tijd en je hoeft niets meer op papier bij te houden. Je bent klaar voor de toekomst.”

De papierloze administratie rukt op. Toch werken veel bedrijven nog op de ‘ouderwetse’ manier, met veel handmatig werk. “Ze komen er uiteindelijk wel, maar het gaat door verschillende handen. Soms moeten er zelfs nog stempels op de facturen.” Ook is zo’n boekhouding met de beste wil van de wereld niet up-to-date te houden. “En dan heb je niets aan het gebruik van het Alfa Management Paneel, om tussentijds inzicht te hebben in de status in de financiële administratie. Want je moet elke keer het voorbehoud maken dat de boekhouding niet actueel is”, zegt Rutger.

Daarom komt hij regelmatig om de hoek kijken bij klanten die hun boekhouding willen digitaliseren. Als IT-adviseur is Bleiswijk zijn officiële ‘standplaats, maar Rutger werkt in opdracht van meerdere Alfa-kantoren.

Inventariserend gesprek

Hoe gaat zo’n proces in z’n werk? “Ik begin met een inventariserend gesprek: welk pakket gebruik je nu, wat zijn je wensen, moeten er koppelingen worden gelegd zoals met facturatiesystemen of webshops? En hoe wil je uiteindelijk inzicht creëren? Het boekhoudgemak stel ik altijd  voorop. Het gaat erom dat je de belangrijkste processen beheerst. Een mkb-klant wil de inkoopfacturen digitaal kunnen verwerken, de verkoopfacturen in de boekhouding hebben en de bankbetalingen op orde hebben. Met welk pakket je dat realiseert maakt me in principe niet zoveel uit.”

Stroomlijnen van het proces

In veel gevallen gaat het om de switch naar Exact Online, een bekend pakket in de mkb-markt. Die begeleiding kan de betreffende softwareleverancier ook zelf geven. Maar, zegt Rutger, “een leverancier als Exact zegt: geef mij je rekeningschema, dat zet ik voor je in Exact Online en ik zorg dat alles technisch werkt. Maar dat is twintig procent van mijn werk. De andere tachtig procent van mijn werk is het stroomlijnen van het proces. Juist daar is veel winst te behalen voor een klant: tijdsbesparing op het invoeren van mutaties, het inkoopproces binnen een digitale boekhouding slim structureren zodat je een inkoopfactuur ook kunt gebruiken voor betaling en niet handmatig hoeft in te kloppen. Die factuur kun je meteen gebruiken voor de btw-aangifte. En de factuur vind je weer terug in de winst-en-verliesrekening. Dát is de toegevoegde waarde van Alfa.”

De winkel draait door

De overgang naar een volledig digitale administratie gaat stap voor stap. Rutger: “Ook omdat we het tijdens de normale bedrijvigheid door doen. Het vraagt wel een goede afstemming, om de agenda’s naast elkaar te leggen zodat ik de klant kan bijscholen. De knopjes zitten immers straks op een andere plek. Ik zeg altijd eerlijk: we gaan nu een basis creëren. Dat traject is best spannend, de eerste paar maanden. In het begin loop je altijd tegen dingen aan. Dat hoort bij een veranderproces. Maar het levert je straks actueel inzicht op.”

Testomgeving creëren

Gedurende het proces zijn er continu bedrijfskundig adviseurs beschikbaar als helpdesk. “We creëren een testomgeving zodat een klant niet voor verrassingen komt te staan. Als het programma helemaal is ingericht neem ik dit en het boekhoudproces met de klant door, aan de hand van de actuele situatie. Dit doen we met behulp van inkoop- en verkoopfacturen en bankboekingen.”

Klantbeheerder en assistent accountant

Vervolgens zijn er nog de coachmomenten achteraf. Heel vaak gaan die via Teamviewer, waarbij Rutger in staat is om realtime in het programma te werken. In het proces spelen de verantwoordelijke klantbeheerder en assistent accountant ook een rol. “Die betrek ik er altijd bij. Het is voor die klantbeheerder en assistent heel belangrijk om te weten hoe zo’n klant nou werkt. En tegelijkertijd ondersteunt het digitale proces ook het accountancyteam weer: die weten dat ze kunnen vertrouwen op de cijfers.”

Naderhand blijft hij de klant volgen. “Ik vraag altijd achteraf hoe een klant het traject heeft ervaren. Dan krijg ik altijd terug dat het een heel duidelijk en overzichtelijk proces was. En dat Alfa er ook voor de klant was op de moeilijke momenten. Ja, overstappen vraagt ook veel van de klant. Maar die klant zet met een digitale boekhouding wel een belangrijke stap richting actueel inzicht en boekhoudgemak.”

Meer over onze dienstverlening

IT advies
Mijn Alfa: onze digitale administratie
Strategisch advies